如何“極速”寫出一份高質(zhì)量的PPT

微信公眾號：張良計（ID:zhang_liangj）

今天的分享，是關于如何“極速”寫出一份高質(zhì)量的PPT。

實際上，有一些PPT技巧能夠大幅縮短我們的寫作時間，提高效率?，F(xiàn)在一份二三十頁的方案，我基本上3小時左右就能寫完。

另外，我曾經(jīng)幫人寫過EMBA的論文，對方給我的時間是一個月。最后我一個星期就寫完，順帶連答辯PPT也做了，最后順利通過考核；

我曾經(jīng)一個通宵的時間寫出一份50頁的傳播方案，最后讓客戶買單；

我曾經(jīng)在晚餐時間內(nèi)弄好一份匯報方案，然后提報給即將到來的客戶領導；

這些看似不可能的任務背后，都有著相似的通用技巧。通過長期不斷的實踐，我認為，極速PPT是可行的。今天Boy 就簡單分享一下這方面的心得。

1. 無提綱，不寫作

想要極速寫好一份PPT，先要從寫Word 文檔開始。什么意思？

在打開PPT 之前，先打開Word 擬好一份提綱。

過去Boy 多次強調(diào)了提綱的重要性，但是沒有系統(tǒng)地介紹寫法，今天重點分享這一塊。

PPT提綱，提供的是方向性的寫作指引。它并不是一個落實到細節(jié)內(nèi)容上的寫作方法。但是有了這份指引，接下來寫PPT就會像工廠的生產(chǎn)流水線一樣，一切按部就班，有條不紊。

一份好的PPT提綱，有兩個關鍵因素：主題和受眾。

主題，即這份PPT想要闡述的核心問題是什么；受眾，即觀看（或收聽）這份PPT的人是誰。

比如我曾經(jīng)接到一個主題是：在中國，如何做好足球營銷？

受眾是客戶方的市場總監(jiān)，而且他是一個外國人。

在動筆之前，我先通過同事打聽到這位市場總監(jiān)來中國不到半年，可以說對本土市場一無所知。他突然接到總部的命令，要在中國開展足球營銷來推廣品牌和產(chǎn)品。那么這份PPT實際上是對他進行一番“科普”，讓他了解中國市場。

想要把這個問題講清楚，首先要考慮應該從哪幾個方向去寫？這里有一個原則，叫：

先宏觀再微觀，先趨勢再細節(jié)。

宏觀，就是大的背景信息。它們并不一定和陳述的主題有直接關聯(lián)，但卻能夠潛移默化地影響受眾對主題的理解。

微觀，就是能夠直接回應主題的內(nèi)容答案。

根據(jù)之前掌握的信息，想要為這位市場總監(jiān)科普在中國如何做足球營銷的問題，以下至少4個方向是必須涉及到的：

1. 宏觀：中國足球的發(fā)展概況？

2. 宏觀：中國的足球文化是怎樣的？

3. 微觀：有哪些比較成功的足球營銷案例？

4. 微觀：對我們的品牌有什么啟示？

這4個方向，基本上按照“是什么，為什么，怎樣做”的邏輯順序進行了鋪陳，這叫一級提綱。

在確定了一級提綱之后，我們需要繼續(xù)對一級提綱中的每一個方向進行縱深細化。

比如“中國足球的發(fā)展概況”這一條，繼續(xù)向下拓展可以拆分成：

a. 中國足球的發(fā)展歷史；

b. 國家政策對中國足球發(fā)展的影響；

c. 中國足球經(jīng)歷了哪些重大的標志性事件；

再比如“中國的足球文化是怎樣的”這一條，繼續(xù)向下可以拓展為：

a. 中國的球迷是怎樣一群人？

b. 中國的球迷文化有怎樣的特點？

c. 球迷們喜歡討論關于足球的哪些話題？

d. 他們在哪里討論？

這叫二級提綱。

當把一級提綱中的每個方向都細化完，就形成一份更具寫作性的二級提綱，如下：

1. 宏觀：中國足球的發(fā)展概況？

a. 中國足球的發(fā)展歷史；

b. 國家政策對中國足球發(fā)展的影響；

c. 中國足球經(jīng)歷了哪些重大的標志性事件；

2. 宏觀：中國的足球文化是怎樣的？

a. 中國的球迷是怎樣一群人？

b. 中國的球迷文化有怎樣的特點？

c. 球迷們喜歡討論關于足球的哪些話題？

d. 他們在哪里討論？

3. 微觀：有哪些比較成功的足球營銷案例？

a. 日化品牌；

b. 汽車品牌；

c. 金融品牌；

4. 微觀：對我們的品牌有什么啟示？

a. 創(chuàng)意表現(xiàn)的啟示；

b. 平臺資源的啟示；

c. 消費者互動的啟示；

d. 媒介策略的啟示；

這個時候我們再打開PPT，把提綱中的每一個標題都作為PPT里一頁（或幾頁）的標題，此時你就有了一份將近20頁的PPT框架（如下圖）。



以上就是撰寫一份PPT提綱的大致流程。需要重點說明的是，撰寫提綱的時候一定要理解受眾的需求，盡量保證所列出的內(nèi)容方向是受眾真正需要知道的信息。

還是以剛才的例子為例。假如我面對的市場總監(jiān)是一個中國人，而且他自己還是個球迷，那么我們的提綱就不用花過多的筆墨在背景介紹上，而是著重在營銷方法的分析上。這時第四部分“對我們的品牌有什么啟示” 就需要進行更詳細的介紹。

記住，知己知彼，百戰(zhàn)不殆。




2. 按標準化排版來填充內(nèi)容

寫好提綱之后，下面我們要做的是給每一頁PPT填充內(nèi)容。

打個比方，此時我們已經(jīng)造好了PPT的生產(chǎn)流水線，接下來要把有價值的信息資料放在流水線上，生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的PPT產(chǎn)品。

關于找資料這一點，我在往期文章《超實用干貨：別再用百度找資料了！高薪人士都是這么做的》中做了非常詳盡的介紹，這里不再贅述。

大家只用記住，之前PPT提綱中的每一個標題就規(guī)定了這一頁所需要的信息內(nèi)容。

比如“中國足球的發(fā)展歷史” 這一頁。想要說清楚這個標題，我們需要在網(wǎng)絡上找出各種相關文章，將中國足球的發(fā)展歷史按照紀事年表的形式羅列出來(如下圖，為表述方便，這里都寫成中文）。



找到了每一頁標題對應的內(nèi)容，我們就需要把它們按照“標準化排版”來進行填充。

所謂標準化排版，就是最簡單粗暴的“標題－文字－圖片（或圖表）”式排版法。除此之外，所有花里胡哨的裝飾，點綴，動畫，字體效果等全部不要。

實際上，這是咨詢公司最喜歡用的排版方式，因為它不僅能清楚地呈現(xiàn)信息，而且，非！常！節(jié)！約！時！間！

比如下面這兩張PPT，就是經(jīng)典的標準化排版。

它們遵循的是下面這種排版形式：



另外一種比較常見的排版是“背景大圖＋標題＋簡略文字”，這種多使用在PPT的封面，結(jié)尾或者中間分章節(jié)的地方，作為“休息”頁。它起到承上啟下，暫停舒緩的效果。比如下面這兩張：

它們遵循的是下面這種排版形式：



如果時間緊張，我所有的PPT都會按照上面兩種標準化排版的方式來寫作。它們基本上能滿足90%的PPT制作需求。

如果時間充裕，后期可以根據(jù)需要，在這兩種排版的基礎上做一點變化。比如調(diào)整文字區(qū)域或縮小圖片等等，讓PPT看起來整齊劃一，而不是絢麗繽紛。





想要極速做出一份PPT，就要把時間精力花在最重要的呈現(xiàn)信息上。PPT的美化只能是錦上添花，絕不是雪中送炭。




3. 反復檢查，邏輯自洽

到了這個階段，我們按照前面搭好的PPT生產(chǎn)流水線，已經(jīng)將所有信息填充在了PPT框架里。



如果按3小時為一個制作周期的話，這個時候我們應該只剩下半個小時時間檢查。此時檢查的重點有兩個：

a) 每一部分的內(nèi)容配比是否合適

還記得前面PPT提綱里提到的關鍵因素嗎？

PPT的主題和受眾。

最后的檢查，就是圍繞這兩點進行。受眾的不同，決定了PPT呈現(xiàn)信息的比例側(cè)重不同。如果對方是一個“初級選手”，那么就要把主題內(nèi)容放在科普教育上（內(nèi)容占比60％以上），不要鋪陳太多深刻的內(nèi)容；如果對方是一個“老司機”，那么宏觀背景介紹的信息（最多10%）就一筆帶過。

寫好PPT初稿之后，從第一頁到最后一頁進行反復閱讀。這時每一頁PPT的標題就起到了很好的指引作用。通過快速閱覽標題來知曉內(nèi)容信息的大致比例，根據(jù)受眾的接受程度來調(diào)整信息的配比。

b) PPT 是否講述了一個完整的故事

很多時候，我們做PPT容易做出虎頭蛇尾的感覺。

有時，開頭很宏大，提出了很多問題，但后面卻沒有一一對應的答案；

有時，中間部分寫high了，完全不顧頭尾的篇幅，聽眾聽到一半就昏昏欲睡；

甚至有時，主題拔地太高，一下子不知道該怎么收尾，承上啟下出現(xiàn)問題；

這些都是沒有從講故事的角度去設計PPT。任何一份PPT，無論是調(diào)研報告，還是商業(yè)計劃書，抑或是市場營銷方案，它們都在講述一個故事。

既然是講故事，那么就得按講故事的邏輯。它就要有：

起因：發(fā)現(xiàn)了什么現(xiàn)象？產(chǎn)生了什么問題？

過程：你如何克服困難？你有什么辦法解決問題？

結(jié)果：最后產(chǎn)生了怎樣的后果？你如何去評判這樣的結(jié)果？

拿一份商業(yè)計劃書舉例，按照講故事的邏輯線，它是這樣的：

起因：你在市場上發(fā)現(xiàn)了一個沒有解決的需求；

過程：為什么這個需求得不到解決？你有什么獨到的解決方案？為什么你的解決方案能夠成功？為什么你的產(chǎn)品能夠吸引用戶？為什么你的服務可以賺到錢？

結(jié)果：為了做成這件事，你需要什么資源？為什么偏偏是你能做這個事情？

拿一份市場營銷方案舉例，它可以是這樣的：

起因：你的產(chǎn)品遇到了什么問題？（產(chǎn)品不好賣？品牌形象太差？...)

過程：你想通過哪些方法來推廣你的產(chǎn)品？（傳播策略？媒介策略？...)

結(jié)果：你用什么標準來評判成功？（市場聲量？銷量？...)

寫好一份PPT后，按照基本的故事邏輯線去檢查評估，這就叫邏輯自洽。

以上就是Boy 關于極速寫作PPT的一些心得。

最后再多說一點?！皹O速”其實是一個相對的概念，它的重點是提升我們在日常PPT寫作時的效率。比如我以前寫一份PPT要花三天，現(xiàn)在只要三個小時；你以前寫一份PPT要一個星期，掌握了這些方法現(xiàn)在只要兩天，這就是進步。

它只是技巧，但在這些技巧背后，很可能是300，甚至3000多個小時的刻意練習。

還是那句話，一切無他，唯手熟爾。

謝謝大家的時間。

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