老Bee：聊聊做活動(dòng)的核心管理工具《運(yùn)營(yíng)手冊(cè)》篇

專業(yè)做活動(dòng)的人，基本都接觸過(guò)運(yùn)營(yíng)手冊(cè)，或是運(yùn)營(yíng)手冊(cè)的變種。但也有很多人會(huì)把執(zhí)行方案、Chick list等其它活動(dòng)管理工具與運(yùn)營(yíng)手冊(cè)混為一談，這主要源自活動(dòng)行業(yè)缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行規(guī)范，活動(dòng)管理也缺少統(tǒng)一的工具和標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)，所以每家活動(dòng)公司都會(huì)根據(jù)客戶要求、自身習(xí)慣去選擇更適合于自身的活動(dòng)管理工具，當(dāng)然也就對(duì)相同或類似的工具有著不同的叫法。

在我的概念中，運(yùn)營(yíng)手冊(cè)與執(zhí)行方案、Chick list等目前應(yīng)用頻率最高的活動(dòng)管理工具完全不在一個(gè)量級(jí)上。可以說(shuō)，包括執(zhí)行方案、Chick list在內(nèi)的大多數(shù)活動(dòng)管理工具（除預(yù)算管理、演出管理外），其出處，多源自運(yùn)營(yíng)手冊(cè)。或是一些單點(diǎn)式的管理工具，也都被運(yùn)營(yíng)手冊(cè)納入其中。為什么說(shuō)運(yùn)營(yíng)手冊(cè)和其它活動(dòng)管理工具完全不在同一量級(jí)上呢？這就需要知其然，也知其所以然了。

有一則說(shuō)法，最早的運(yùn)營(yíng)手冊(cè)源自Dentsu，出自淺見(jiàn)樣（音譯）之手。我有幸見(jiàn)過(guò)此樣，語(yǔ)速極快，能使翻譯撞墻（我的翻譯用頭撞的是桌子）。

我問(wèn)日本同行，創(chuàng)造運(yùn)營(yíng)手冊(cè)的目的是啥？同行戲謔地說(shuō)，如果一條狗能看懂運(yùn)營(yíng)手冊(cè)，給它一張餅吃飽，它就能執(zhí)行活動(dòng)（那個(gè)年代流行這么說(shuō)段子，這算是“活動(dòng)汪”的由來(lái)么？）。

我把他的話翻譯一下?；顒?dòng)執(zhí)行，無(wú)論大小，最怕的是籌備過(guò)程中，因各個(gè)種意外造成人員更換，人員一旦更換，將發(fā)生大量的信息無(wú)法對(duì)齊，工作推進(jìn)會(huì)受阻的情況。另一種場(chǎng)景，活動(dòng)執(zhí)行往往會(huì)雇傭很多臨時(shí)人員，如何能讓這部分人快速掌握相關(guān)信息、快速進(jìn)入工作狀態(tài)，就成了難題。而擅于制作種指導(dǎo)手冊(cè)的日本同行，就試圖將活動(dòng)中涉及到的所有信息都以圖、文的方式整合成一本冊(cè)子，使任何人、在任何時(shí)間介入活動(dòng)的籌備或執(zhí)行，都能找到指引，快速上手。

展示一下十多年前運(yùn)營(yíng)手冊(cè)的樣子，大家可以感受一下。

運(yùn)營(yíng)手冊(cè)和Chick list類的活動(dòng)管理工具相比，最大的區(qū)別就在于：一個(gè)是Excel為基礎(chǔ)的表格化管理方式，另一個(gè)則是以PPT為基礎(chǔ)的手冊(cè)式管理方式。

Chick list對(duì)于活動(dòng)管理者使用起來(lái)確實(shí)很方便，但最大的問(wèn)題是被管理者、臨時(shí)雇傭人員想要看著表格，憑想象力來(lái)還原現(xiàn)場(chǎng)工作，那就太難了。往往習(xí)慣用Chick list做活動(dòng)管理的人，會(huì)把大量的相關(guān)性工作，尤其是那些非Chick類工作都融合到表格里，這就使得表格里的Sheet無(wú)限增加，全部工作都變?yōu)楸砀窕栽趹?yīng)對(duì)一些復(fù)雜項(xiàng)目時(shí)，Chick list往往有些帶不動(dòng)節(jié)奏。

而運(yùn)營(yíng)手冊(cè)最大的優(yōu)勢(shì)在于圖文結(jié)合的表現(xiàn)力，同時(shí)兼容表格化管理的手段。所以你會(huì)發(fā)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)手冊(cè)中的表格類管理工具，很大程度上和Chick list相同，而非表格類管理工具，則是Chick list很難啟及的。

運(yùn)營(yíng)手冊(cè)和執(zhí)行方案的最大區(qū)別，主要體現(xiàn)在使用對(duì)象上。執(zhí)行方案原則上是面向客戶的匯報(bào)方案，用以告知甲方，我們的執(zhí)行計(jì)劃是什么，是介于策劃方案和運(yùn)營(yíng)手冊(cè)之間的產(chǎn)物。如果你拿著執(zhí)行方案和下游供應(yīng)商開(kāi)會(huì)，就往往會(huì)出現(xiàn)你認(rèn)為你說(shuō)明白了，但對(duì)方實(shí)際還是不知道自己該如何開(kāi)展工作的情況。只有那些活動(dòng)敏感度高、具有一定活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)想象力的人才能看得懂。反之，如果面對(duì)大量不常從事活動(dòng)工作的臨時(shí)人員，往往會(huì)像看天書(shū)一般看執(zhí)行方案。

運(yùn)營(yíng)手冊(cè)最核心的，是從培訓(xùn)執(zhí)行人員快速進(jìn)入活動(dòng)角色的角度出發(fā)。從全局、到側(cè)枝、再到細(xì)分，明確每個(gè)模塊的人、事、時(shí)、地、物。無(wú)論是讓培訓(xùn)人員，還是受訓(xùn)人員，都能夠快速翻閱到每個(gè)模塊的工作細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃。

所以在我看來(lái)，活動(dòng)管理工具最重要的就是在一場(chǎng)活動(dòng)的生命周期內(nèi)，不斷以工具化的方法輸出管理，而不是輸出匯報(bào)。

以我撰寫的第一本運(yùn)營(yíng)手冊(cè)來(lái)舉例，一本運(yùn)營(yíng)手冊(cè)，在活動(dòng)正式開(kāi)始前，先后正式輸出了有6稿，每稿在編寫或是更新時(shí)，都會(huì)做大量的交叉核對(duì)工作，完成大量的不同協(xié)作單位間的指揮與協(xié)調(diào)，而每正式輸出一稿，都會(huì)交付給各模塊的負(fù)責(zé)人做反向檢核，所引發(fā)的結(jié)果，就是新一輪的協(xié)調(diào)、協(xié)調(diào)、再協(xié)調(diào)，以推動(dòng)再一稿的運(yùn)營(yíng)手冊(cè)誕生。

直至活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)前，我們會(huì)召集所有臨時(shí)雇傭人員進(jìn)行培訓(xùn)，人手一本運(yùn)營(yíng)手冊(cè)，按手冊(cè)中規(guī)定的工作內(nèi)容進(jìn)行講解。往往培訓(xùn)會(huì)開(kāi)得更像是分工會(huì)、宣貫會(huì)，不需要大家的想象力和理解能力有多好，只要踏踏實(shí)實(shí)按著手冊(cè)上指明的時(shí)間和地點(diǎn)干好分內(nèi)的工作就好了，省卻了大量的解釋和說(shuō)明的時(shí)間。

還有一個(gè)有價(jià)值的地方，就是因意外造成管理或執(zhí)行人員更迭時(shí)，新上任的人員可快速憑借運(yùn)營(yíng)手冊(cè)的指引進(jìn)入角色，最大化的避免了因人員更迭造成的管理風(fēng)險(xiǎn)。

不過(guò)傳統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)手冊(cè)也會(huì)有它的弊端，就是豎版的問(wèn)題。雖然翻閱起來(lái)簡(jiǎn)便，但在撰寫和投屏演示的時(shí)候，豎版顯然就太不人性了，加之經(jīng)過(guò)這么多年的熏陶，各行各業(yè)早已習(xí)慣了橫屏演示、橫版手冊(cè)，所以運(yùn)營(yíng)手冊(cè)也開(kāi)始向橫向發(fā)展。

我大約從2006年開(kāi)始將運(yùn)營(yíng)手冊(cè)模版向橫版方式改造，那時(shí)的我已經(jīng)離開(kāi)了日系企業(yè)，加入到華系4A，所以那時(shí)也參考運(yùn)營(yíng)手冊(cè)的理念，開(kāi)發(fā)了大量的活動(dòng)管理應(yīng)用模板，當(dāng)然都是橫向的。

無(wú)論是運(yùn)營(yíng)手冊(cè)、臺(tái)本、預(yù)算分配表、預(yù)決算對(duì)比表，還是Chick list、執(zhí)行手冊(cè)等，這些活動(dòng)管理工具如果只是PPT， 是無(wú)法發(fā)揮其效能的?；顒?dòng)管理工具的重要意義是通過(guò)工具去提高工作效率、解決溝通問(wèn)題、避免活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。如果只是把這些工具視為甲方或領(lǐng)導(dǎo)要我提交的作業(yè)，那么你在制作這些管理工具時(shí)就自然不會(huì)帶有管理思維，最終做出的東西，既達(dá)不到管理目的，又得不到專業(yè)提高，只不過(guò)是成為又一個(gè)天天加班碼字的PPT奴罷了。

所以作為活動(dòng)行業(yè)的“過(guò)來(lái)人”，提醒年輕的活動(dòng)同行們，無(wú)論做任何執(zhí)行文檔，請(qǐng)注意帶著你的管理思維，這樣你才能真正算是一個(gè)“專業(yè)活動(dòng)人”。

最后分享幾個(gè)與運(yùn)營(yíng)手冊(cè)相關(guān)的小技巧。

1-當(dāng)你寫運(yùn)營(yíng)手冊(cè)的時(shí)候，時(shí)時(shí)想著如何通過(guò)你寫的手冊(cè)，與手冊(cè)里涉及到的這些人開(kāi)對(duì)齊會(huì)。你寫的東西，是能夠支持你開(kāi)會(huì)時(shí)快速、高效、準(zhǔn)確地傳遞信息，那么你寫的手冊(cè)應(yīng)該不會(huì)太差，而且你會(huì)更快的成長(zhǎng)為一名“活動(dòng)管理者”。

2-當(dāng)你在寫運(yùn)營(yíng)手冊(cè)時(shí)，每寫一項(xiàng)，都力爭(zhēng)與其相關(guān)項(xiàng)去做交叉比對(duì)，通過(guò)比對(duì)找出問(wèn)題點(diǎn)的同時(shí)，嘗試設(shè)計(jì)解決方案，并時(shí)時(shí)把需要外部協(xié)調(diào)的事項(xiàng)記錄下來(lái)，以便你接下來(lái)與外部對(duì)接溝通，解決問(wèn)題。這樣一來(lái)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你在專業(yè)上的成長(zhǎng)是飛速的。

3-如果你想招聘一名活動(dòng)運(yùn)營(yíng)高手，你可以去各大活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，去看那些工作人員中，誰(shuí)的屁股兜里總是揣著一本運(yùn)營(yíng)手冊(cè)（活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)能時(shí)時(shí)揣著運(yùn)營(yíng)手冊(cè)工作的人，至少是個(gè)模塊的負(fù)責(zé)人），你就去要他的聯(lián)系方式，這個(gè)人的專業(yè)能力一般不會(huì)太差。你懂的。

—— 歡迎在線投稿 ——

特別提示：關(guān)注本專欄，別錯(cuò)過(guò)行業(yè)干貨！

PS：本司承接 小紅書(shū)推廣/抖音推廣/百度系推廣/知乎/微博等平臺(tái)推廣：關(guān)鍵詞排名，筆記種草，數(shù)據(jù)優(yōu)化等；

咨詢微信：139 1053 2512 (同電話)

首席增長(zhǎng)官CGO薦讀：

• 《增長(zhǎng)導(dǎo)航：高效增長(zhǎng)工具整理》
• 《小紅書(shū)推廣：筆記排名，代寫代發(fā)，探店合作》
• 《淘寶逛逛營(yíng)銷推廣：KOC種草，達(dá)人筆記，筆記撰寫，拍照攝影》

更多精彩，關(guān)注：增長(zhǎng)黑客（GrowthHK.cn）

增長(zhǎng)黑客（Growth Hacker）是依靠技術(shù)和數(shù)據(jù)來(lái)達(dá)成各種營(yíng)銷目標(biāo)的新型團(tuán)隊(duì)角色。從單線思維者時(shí)常忽略的角度和高度，梳理整合產(chǎn)品發(fā)展的因素，實(shí)現(xiàn)低成本甚至零成本帶來(lái)的有效增長(zhǎng)…