美團(tuán)人的寫作基本功是如何練成的

在美團(tuán)，王興非常重視寫作。

他曾經(jīng)說過：

寫作是我要帶頭苦練的基本功，是非?；镜哪芰?。因?yàn)橐粋€(gè)事情要積累的話，就得書面化。寫作看起來和業(yè)務(wù)沒什么關(guān)系，但這是一個(gè)非常共通的、極其基礎(chǔ)的、每天都在發(fā)生的事情。大家認(rèn)為有很多事情不統(tǒng)一、不穩(wěn)定，沒有足夠書面化是原因之一。寫作是廣泛使用的，它適用于每個(gè)職能和業(yè)務(wù)。另一個(gè)角度，你要對(duì)外傳播就得寫下來，你想不清楚，就寫不出來，或者寫出來也覺得很不滿意，真正靠即興發(fā)揮是不太靠譜的，要把東西寫出來，首先要想的清楚。

美團(tuán)歷來重視書面化工作，王興經(jīng)常在重要會(huì)議中強(qiáng)調(diào)書面化的標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合創(chuàng)始人穆榮均也以身作則，在自己的學(xué)城（美團(tuán)內(nèi)部的知識(shí)管理系統(tǒng)）上沉淀了大量重要的文檔。

2018年，美團(tuán)上市之際，美團(tuán)更是在“猛學(xué)亞馬遜”的號(hào)召下，倡導(dǎo)全員苦練寫作基本功，工作書面化、文檔化，并把會(huì)議匯報(bào)也從口頭改為書面匯報(bào)，用Word材料替代了PPT材料。這跟亞馬遜如出一轍。

在美團(tuán)，到底什么是寫作基本功？為什么美團(tuán)要強(qiáng)調(diào)寫作基本功？如何練好寫作基本功？寫作有哪些規(guī)范可以遵循？

01

什么是寫作

職場中，90%的場景都需要用文字去達(dá)到合作、說服、調(diào)動(dòng)、拒絕、通知、解釋的目的。這些文字往往都承載著具體的工作任務(wù)，有著明確的的方向和目標(biāo)。

寫作，就是用文字進(jìn)行書面化的過程，是我們把所做的工作落實(shí)到白紙黑字的文檔中。這是一項(xiàng)重要的工作能力，是“基本功”中的基本，是從CEO到一線員工都需要持續(xù)提升的能力。員工的寫作能力，對(duì)于一家業(yè)務(wù)復(fù)雜程度高，執(zhí)行鏈條長的企業(yè)來說意義重大。

高效寫作能力，可以體現(xiàn)在Word、Excel、PPT、E-mail等各個(gè)載體上。在美團(tuán)，Word（敘述形式）相比PPT（演示形式），能更好地描述和澄清問題、促進(jìn)溝通共識(shí)、促進(jìn)積累和沉淀。

02

為什么要寫作

靜下心來想一想,你在工作中是不是曾經(jīng)遇到過這些情況：

“決策過程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，決策后的執(zhí)行不能延續(xù)，中間發(fā)生的各種變化時(shí)，要么沒有記錄，要么記錄不清晰，有復(fù)盤的動(dòng)作沒有沉淀下項(xiàng)目的成果……”

這些是我們?cè)诤芏嗍虑樯喜粩嗖瓤?、大量重?fù)返工的原因，寫作可以在最大限度上減少上述情況的發(fā)生。

● 書面化記錄，能夠幫助我們記錄決策過程，固化決策結(jié)果，讓決策及執(zhí)行更有依據(jù)，當(dāng)情況發(fā)生變化時(shí)，也能及時(shí)查找，對(duì)齊信息后重新討論再出發(fā)。

● 寫作能力，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)動(dòng)作。它看起來好像與業(yè)務(wù)發(fā)展沒有直接關(guān)系，殊不知，卻是在各個(gè)業(yè)務(wù)、各個(gè)團(tuán)隊(duì)每天每刻都在發(fā)生的基礎(chǔ)工作。大到一個(gè)項(xiàng)目策劃案，小到一條微信留言，沒有很好的寫作能力，就沒辦法把事情書面化，更談不上讓有價(jià)值的信息進(jìn)行有效流轉(zhuǎn)。

● 高效寫作能力，是澄清問題和達(dá)成共識(shí)的工具。比如，在與他人溝通時(shí)，可以呈現(xiàn)專業(yè)、成熟的職業(yè)形象；避免一件事情反復(fù)講解但對(duì)方還是跟第一次聽一樣；在需要催批審核流程時(shí)，向?qū)徟饲宄枋鰧徟c(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提升審批效率。

【短期來看】寫作可以提升工作開展的效率

(1)幫助結(jié)構(gòu)化思維，以更有邏輯的方式去梳理并呈工作成果。

(2)幫助各方迅速對(duì)齊信息，再做更有深度的討論與決策。

(3)會(huì)議紀(jì)要向各相關(guān)方傳達(dá)會(huì)議精神，推動(dòng)下一步工作，落實(shí)具體事項(xiàng)。

【長期來看】寫作是公司和個(gè)人發(fā)展與迭代的制勝法寶

(1)文檔積累：是反思與自我提升的基礎(chǔ)，可以經(jīng)常復(fù)盤。

(2)沉淀方法論：這些思考與經(jīng)驗(yàn)，為團(tuán)隊(duì)新人、新事提供很好的教材與發(fā)展基礎(chǔ)。

(3)決策依據(jù)：長期保留的會(huì)議紀(jì)要，一方面避免相關(guān)方?jīng)Q策后出現(xiàn)反復(fù)，另一方面可以作為未來復(fù)盤戰(zhàn)略決策或業(yè)務(wù)思考的重要依據(jù)。

03

什么情況下要求寫作

美團(tuán)要求每一位員工都能有工作書面化的意識(shí)，記錄下工作的想法，鍛煉邏輯思考、寫作水平與表達(dá)能力。這包括但不限于以下幾個(gè)方面：

(1)會(huì)議活動(dòng)：會(huì)前材料，需要精心準(zhǔn)備紙面材料并在會(huì)議開始時(shí)發(fā)放給參會(huì)人，而非全部憑借口頭表達(dá)或臨場發(fā)揮來開會(huì)。會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，主要決策，待辦，并將紀(jì)要發(fā)放給所有參會(huì)人，并有專人存檔。

(2)工作匯報(bào)：系統(tǒng)化地復(fù)盤、總結(jié)工作進(jìn)展或思考，以日志、周報(bào)、述職、專題復(fù)盤、主題分享等形式，留存寶貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

(3)客戶溝通：與外部的交流、溝通、合作、祝賀等，需要記錄下來，發(fā)放給相關(guān)方，并有專人存檔。

(4)項(xiàng)目專題：項(xiàng)目設(shè)置文檔負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)最終項(xiàng)目產(chǎn)出的工作文檔，記錄每一個(gè)階段SMART的目標(biāo)并將文檔留存（如上傳至學(xué)城）。

注：SMART原則又稱目標(biāo)管理法則，其中S=Specific，具體的；M=Measurable，可衡量的；A=Attainable，可實(shí)現(xiàn)的；R=Relevant，相關(guān)性；T=Time-bound，有時(shí)限

04

寫作要遵循哪些原則

原則一：Don’t Make Me Think

美團(tuán)有一條價(jià)值觀是“以客戶為中心”，一切多從讀者閱讀和理解的角度出發(fā)，盡量增加可讀性、減少讀者理解障礙。用圖表更容易說清楚的，優(yōu)先使用圖表。

原則二：規(guī)范

術(shù)語、專有名詞等要使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范形式。例如，Photoshop不要寫成PS，微軟不要寫成MS。同一概念要始終采用一種形式。術(shù)語的形式包括中文全稱、英文全稱、英文簡稱等，只用其中一種。例如，不要一處用Microsoft，一處又寫成微軟。整篇文檔最好不要用超過兩種以上的字體，字號(hào)大小合適，項(xiàng)目編號(hào)縮進(jìn)位置、行間距等保持一致。

原則三：結(jié)構(gòu)化

行文需要邏輯清晰，要點(diǎn)突出。常用結(jié)構(gòu)是所謂“金字塔結(jié)構(gòu)”，即先說中心意思，跟著內(nèi)容的展開，結(jié)尾可以選擇做一下總結(jié)。對(duì)一篇文章來說，首段需要講明白文章的目的、要解決的問題等；對(duì)一個(gè)段落來說，首句要講明白本段的中心意思。一般文章的思路可以是：提出問題或者需求，目前有哪些解決方案，各有哪些優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，我提出的方案是怎樣的……

原則四：簡潔

如果一句話或者一個(gè)段落的存在與否無礙于傳遞文章中心內(nèi)容，那么就應(yīng)該被刪掉。職場寫作要謹(jǐn)遵KISS原則：keep it short and simple。句中不能有多余的詞，段中不能有多余的句。

05

寫作有哪些步驟和要點(diǎn)

可以簡單分為構(gòu)思、寫作、修改三個(gè)步驟。

第一步：構(gòu)思

(1)弄清楚誰是文檔的讀者

在開始寫作之前，先確定閱讀者是誰，職場寫作面向的讀者，一般是領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶、合作伙伴等。這就要求我們要站在讀者邏輯而不是作者邏輯的角度去做全局的思考。比如：Ta對(duì)這個(gè)議題的理解程度如何、最希望獲得哪些信息、會(huì)有哪些疑問。進(jìn)一步地，我們需要提前想好閱讀對(duì)象的立場下，可能同意的理由、可能反對(duì)的理由，并針對(duì)這些理由準(zhǔn)備更多信息。

(2)用金字塔原則搭建文檔框架

在四個(gè)原則的指導(dǎo)下，搭建有結(jié)構(gòu)的思維框架，進(jìn)行清晰高效的表達(dá)和問題分析。

● 結(jié)論先行：強(qiáng)調(diào)一次表達(dá)只支持一個(gè)核心觀點(diǎn)或中心思想，并且要放在開頭的位置。

● 以上統(tǒng)下：強(qiáng)調(diào)上下層級(jí)之間的論證關(guān)系，上一層結(jié)論是對(duì)下一層信息的概括和總結(jié)，下一層信息則是對(duì)上一層結(jié)論的解釋和說明。

● 歸類分組：強(qiáng)調(diào)分類的意義，具有相似性或相互關(guān)聯(lián)的信息按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，歸納到同一個(gè)邏輯范疇。

● 邏輯遞進(jìn)：強(qiáng)調(diào)同一層次、同一組信息之間要進(jìn)行比較，按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列。

(3)組織好材料來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

廣泛收集各種素材，增加說服力和吸引力。

第二步：寫作

(1)開頭直切主題、說明“來意”，不多寒暄

職場寫作不是寫小說，不需要故弄玄虛讓讀者等著揭開層層迷霧。職場寫作的讀者，他們希望看到的內(nèi)容盡可能簡單清晰。建議使用直截了當(dāng)?shù)拈_場白，不用過多寒暄，比如“目前在某某方面有如下問題，我們有幾個(gè)建議方案…”、“根據(jù)上次溝通共識(shí)，我們需要在某某日期之前完成…”、“因某某事情需要，我想要了解這個(gè)信息以推動(dòng)某某事，我的需求如下，希望你支持…”。

(2)邏輯和結(jié)論需要合情合理

● 完整展示核心敘述。把敘述分成幾個(gè)獨(dú)立而有邏輯的部分，清晰地描述每一個(gè)部分，并且從一個(gè)部分符合邏輯地過渡到另一個(gè)部分，直到最后的結(jié)論。

● 使用數(shù)據(jù)支持決定。數(shù)據(jù)要有足夠的說服力來支持你的訴求。

● 確保每一部分的內(nèi)容獨(dú)立并且完整。每個(gè)部分組合起來能夠推導(dǎo)出結(jié)論，可以使用一個(gè)簡單的自我測試：你相信自己的結(jié)論嗎？如果自己都不相信你所敘的結(jié)論，沒有其他人會(huì)相信。

(3)要簡潔和具體

對(duì)每一個(gè)段落和句子，問自己為什么讀者會(huì)關(guān)心這點(diǎn)。這一段或這一句會(huì)怎樣幫助你的推理。要盡量寫短句，使用簡單的語言對(duì)問題和事件進(jìn)行具體的描述。適當(dāng)劃分段落，讓閱讀者看完一段能喘喘氣、不憋氣。不需要將自己知道的所有事情（不論是否與主題直接相關(guān)）全部倒出來。多用簡潔醒目的標(biāo)題或提示語，比如“背景為”、“方案如下”、“決策點(diǎn)”、“下一步Todo”等等。如果要闡述3個(gè)以上意思，建議在每個(gè)句子前用數(shù)字序號(hào)標(biāo)注。

(4)給出建議而不是拋出問題

文檔結(jié)尾交代清楚你的建議是什么，下一步行動(dòng)的方案是什么。即便是兩個(gè)方案各有利弊的情況下，你也應(yīng)該亮出你的個(gè)人觀點(diǎn)并且給出解釋。舉例來說，“A方案和B方案各有利弊并且有不同的團(tuán)隊(duì)分別支持方案A和方案B。我傾向于選擇B，基于X,Y和Z這三個(gè)理由”。

(5)利用數(shù)據(jù)和判斷力

用數(shù)據(jù)來支持你的主張。如果你說“應(yīng)該選擇B”，接下來馬上要說“因?yàn)閄,Y和Z”（X，Y和Z最好是詳實(shí)的數(shù)據(jù)）。確保對(duì)所展示的數(shù)據(jù)有信心?。ㄈ绻阏J(rèn)為你的數(shù)據(jù)有些不完善或者不完整的地方但是依然有價(jià)值，最好主動(dòng)指出來，這樣好過在討論中被別人指出來）。如果你沒有所需要的數(shù)據(jù)且在依靠你的判斷力時(shí)，明確承認(rèn)這一點(diǎn)并闡釋你給出結(jié)論的思考過程。

(6)使用精確的指標(biāo)

當(dāng)你使用現(xiàn)對(duì)指標(biāo)時(shí)，請(qǐng)?zhí)峁┮粋€(gè)絕對(duì)的比較基準(zhǔn)。比如“運(yùn)營利潤增加了240個(gè)基點(diǎn)，從26.0%到了28.4%”

第三步：修改

(1)瘦身，刪掉注水的文字

● 去掉形容詞和副詞：形容詞和副詞是商業(yè)環(huán)境里清晰和簡潔的敵人。請(qǐng)注意在下面兩個(gè)句子中把下劃線的副詞去掉后，句子會(huì)更短且更有力：

“我們會(huì)完全地解決這個(gè)問題”；

“這會(huì)顯著地提升客戶體驗(yàn)”。

● 刪掉意思重復(fù)的句子和不必要的短語，比如“我覺得，我相信，我認(rèn)為……“

(2)檢查格式和文字，不要有錯(cuò)別字和語病

我們親手發(fā)出的文字，是自己工作專業(yè)度和成熟度的證明，值得慎重對(duì)待。在發(fā)出之前通讀一遍，仔細(xì)檢查有無錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)問題、有無不通順的句子等等。