Account有效整理文件的幾種方法

別瞎想，今天想說(shuō)的是怎么管理電腦里的文件，才不會(huì)像下圖這樣：

Account 為什么要學(xué)會(huì)有效整理文件？

作為整個(gè)項(xiàng)目的溝通橋梁，每天都會(huì)有大量的文件需要接收和發(fā)出，如果不及時(shí)整理，文件很容易雜亂無(wú)章，增加電腦運(yùn)行復(fù)雜，增加耗損。

不及時(shí)梳理文件，也會(huì)降低工作效率，收到的文件不知道存哪里，想用的文件找不到，每次都要逐一打開(kāi)文件夾，嚴(yán)重影響工作效率。

同時(shí)，這也會(huì)增加你工作失誤的風(fēng)險(xiǎn)，萬(wàn)一在忙亂中，把保密性的文件發(fā)給不該發(fā)的人，那就一曲涼涼送給你了。

下面是我還在摸索的一套文件整理方法：

首先思考，你每天會(huì)接觸哪些文件（只針對(duì)工作）：

關(guān)于客戶(hù)

－商務(wù)類(lèi)文件：招標(biāo)文件、保密資料、報(bào)價(jià)單、合同、PO、brief等

－創(chuàng)意類(lèi)文件：媒介、策劃、設(shè)計(jì)等方案，平面、音頻、視頻等各種創(chuàng)意素材等

－資源類(lèi)文件媒體介紹、資源介紹等文件

－報(bào)告類(lèi)文件：結(jié)案報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)告、洞察報(bào)告

關(guān)于內(nèi)部

－行政類(lèi)文件：請(qǐng)假單、評(píng)估表、文件申請(qǐng)單、快遞申請(qǐng)單等

－財(cái)務(wù)類(lèi)文件：合同、報(bào)價(jià)單、成本表、報(bào)銷(xiāo)單、完工單等

－創(chuàng)意類(lèi)文件：會(huì)議紀(jì)要、brief、各類(lèi)方案，平面、音頻、視頻等各種創(chuàng)意素材等

關(guān)于第三方

－商務(wù)類(lèi)文件：合同、報(bào)價(jià)單、完工單、三方比價(jià)等

－創(chuàng)意類(lèi)文件：媒介、策劃、設(shè)計(jì)等方案，平面、音頻、視頻等各種創(chuàng)意素材，媒體介紹、資源介紹等文件

－報(bào)告類(lèi)文件：結(jié)案報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)告、洞察報(bào)告

（不一定全，只是想說(shuō)，想清楚你會(huì)接觸到哪些文件，就知道你要對(duì)哪些文件進(jìn)行分類(lèi)）

然后，制作你自己文件管理樹(shù)，下面是我的：

第一層一般可以是客戶(hù)名稱(chēng)或者年度來(lái)分，第二層級(jí)按品牌以及項(xiàng)目階段來(lái)分，再往下可以是具體每項(xiàng)工作。文件分類(lèi)層級(jí)的原則就是從大到小，便于分類(lèi)和查找。

除了給文件找到合適的位置，合理、系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行命名也是提高搜索效率和快速儲(chǔ)存文件的重要工作之一。

一般文件名必須包含的幾要素：修訂時(shí)間（建議用年月日8位數(shù)）、品牌關(guān)鍵詞、項(xiàng)目關(guān)鍵詞、進(jìn)度簡(jiǎn)述、修改序號(hào)、作者等等，一般文件我習(xí)慣把時(shí)間放在前面，這樣不管是按時(shí)間排序，還是數(shù)字編碼排序，都能快速找到目標(biāo)文件。

當(dāng)然要素順序不是重要的事，最重要的是如果你有了一套自己的命名法則，那么一定要嚴(yán)格統(tǒng)一執(zhí)行，最差也要在一個(gè)項(xiàng)目上，保持命名格式的統(tǒng)一，不然等你再次想找一份文件時(shí)就又亂了。

安排好文件分類(lèi)、文件命名，你以為就萬(wàn)事大吉，文件就能有序管理了嗎？

NO！

當(dāng)你真正執(zhí)行的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)每天接收的文件之多、之雜，會(huì)讓你慢慢放棄之前制定好的規(guī)則。例如有的同事，經(jīng)常甩出這種文件，崩不崩潰：

這里我覺(jué)得有兩個(gè)小技巧可以分享給大家：

第一：緩存原則

收到文件，不要急于歸類(lèi)，首先看下這份文件需不需要你查看、修改、確認(rèn)，例如團(tuán)隊(duì)分開(kāi)寫(xiě)方案，你來(lái)整合，大家分別交給你的部分方案就沒(méi)有必要存檔，你可以先放在一個(gè)臨時(shí)文件夾（我一般都直接放在桌面上），經(jīng)過(guò)整合、修改、確認(rèn)后，再把最后發(fā)給客戶(hù)或已經(jīng)確認(rèn)的文件存檔起來(lái)。

有時(shí)，文件不符合要求，你還要返回給對(duì)方，再次修改和確認(rèn)，所以也不用存檔。經(jīng)過(guò)整理，剩下的邊角料方案就可以直接刪除了。

第二: 日更原則

當(dāng)然臨時(shí)緩存的方法有一個(gè)必要條件就是你要堅(jiān)持日更-每日更新！每日隨手把臨時(shí)文件進(jìn)行歸類(lèi)、存檔，不然你會(huì)發(fā)現(xiàn)文件越放越多，最后你比電腦早崩潰。