“5W2H”方法——解決采購問題的不二法門

采購在日常工作中購買的物品，可以被籠統(tǒng)的分為兩類。

一類是可見的實物，例如：原料與輔料、MRO配件、勞保用品等等。

另一類是虛擬的服務(wù)，例如：活動策劃、品牌推廣、市場調(diào)研等等。

如果你接觸到一位同行，想要深入了解他的業(yè)務(wù)水平，但又礙于情面不好直接問，不妨和他討論一下，這兩種類型，他更喜歡買哪種。

90%的“老鳥”采購會毫不猶豫的選擇前者，而選擇后者的往往是采購“小菜鳥”。

01
為什么會這樣？

究其原因，是因為雖然實物的要求多，但是清晰明確，在好的情況下，品牌、型號、件號、圖紙一應(yīng)俱全，最差也會給你個樣品或照片。

作為采購，你只需要把握好價格，一般情況下不會買錯貨，耽誤項目的進(jìn)度。

但是虛擬服務(wù)，在與使用部門初次交流時，你會覺得目的明確，條理清晰，簡單得不要不要的。

但是真干起來，你恨不得掐死使用部門的同事。

因為當(dāng)中的很多要求與想法，都是使用部門以結(jié)果為導(dǎo)向想象出來的，供應(yīng)商根本不知道使用部門要做什么，只能摸著石頭過河，聽天由命。

如果真的出了事情，使用部門又會一退六二五，滿臉無辜的告訴老板，采購服務(wù)的流程我又不懂，都是采購與供應(yīng)商溝通的，試圖甩鍋。

02
如何解決此問題？

隨著背鍋經(jīng)驗的逐漸增多，你會發(fā)現(xiàn)將使用部門的看似完善的使用需求，變成大家都能聽懂的“人話”，才是解決這個問題的不二法門。

而“5W2H”方法就是解決這個問題的過程中最重要的工具。

1When

什么時間做？

這不僅僅是讓需求部門提供服務(wù)最終完成的目標(biāo)時間。

更重要的是要具體到服務(wù)達(dá)成的每個關(guān)鍵步驟的時間節(jié)點。

例如：何時招標(biāo)、何時簽署合同、何時驗收、何時付款等等。

形成相應(yīng)的時間列表，并據(jù)此把控整個服務(wù)采購的進(jìn)程。

2Where

在哪里做?

這不僅僅是讓使用部門提供服務(wù)最終完成的地點。

更重要的是要對這個地點有著全方位的認(rèn)知與分析。

例如：場地的規(guī)格尺寸、場地的使用限制、場地政策法規(guī)的監(jiān)管等等。

尤其是舉行年會這類大型現(xiàn)場活動，這一點就顯得尤為重要。

規(guī)格尺寸會限制活動相關(guān)聲光設(shè)備是否可以正常安裝與使用；使用限制會影響活動餐飲部分菜品的選擇與上菜方式；政策法規(guī)更是會直接決定活動規(guī)模的大小。

例如恰逢國家重大會議召開之際，室外的一些活動，公安機關(guān)可能不會批準(zhǔn)，但是室內(nèi)的活動可能會較為輕易的獲得審批。

在這個過程中收集的信息，采購一定要保存好，并且寫到合同中去，對整個服務(wù)起到保障作用。

3Who

由誰來做?

這不僅僅是讓使用部門提供與服務(wù)相關(guān)人員的名單。

更重要的是要對名單當(dāng)中每個角色與項目權(quán)重有著清晰的認(rèn)識。

例如：誰是技術(shù)方面負(fù)責(zé)人、誰是服務(wù)的終端消費者、款項最后由哪個部門支付等等。

在整個采購過程中，后者較為前者更加重要，畢竟項目參與的人多了，想法也多了，難免會出現(xiàn)“眾口難調(diào)”的情況。

這時候項目權(quán)重就決定了采購下一步工作的方向。

4What

目的是什么？

這不僅僅是讓使用部門提供服務(wù)具體的需求，例如：我要舉辦一場年會、我要進(jìn)行市場調(diào)研等等。

更重要的是要對需求進(jìn)行分解，了解每一個方面的具體要求。

以目標(biāo)顧客購買行為市場調(diào)研為例：要明確調(diào)研樣本的特征（年齡、性別、所在城市、受教育程度、月收入水平等）；調(diào)研的頻次（每個城市需要調(diào)研幾次、每次多少個樣本、兩次調(diào)研的間隔需要多長時間等）；調(diào)研的形式（是用調(diào)查問卷、隨機走訪還是神秘訪客）以及其它各個方面。

What做的越詳細(xì)，后期合同簽署的就會越嚴(yán)謹(jǐn)，相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量就會越高。

所以這一點是“5W2H”方法的核心。

5Why

為什么要做?

這不僅僅是讓使用部門提供需要這個服務(wù)的原因。

更重要的是要弄明白使用部門的采購需求是否有可以優(yōu)化的地方，從而簡化流程，降低成本。

另一方面，要為使用部門設(shè)置相應(yīng)的備選方案，以免在采購過程中出現(xiàn)突發(fā)情況，從而未能達(dá)到使用部門的預(yù)期。

6How much

預(yù)算要求是什么？

這不僅僅是讓使用部門提供需要這個服務(wù)的預(yù)算金額。

更重要的是明確預(yù)算如何去花（是付訂金、現(xiàn)款結(jié)算還是有賬期）、剩下的錢如何處理（是退回使用部門還是一定要花完）等等。

看著相似的兩個活動，可能因為活動性質(zhì)不同，導(dǎo)致預(yù)算要求完全不同。

例如市場推廣活動與年會，從表面上看，都是選擇一個場地，給觀眾演演節(jié)目、大家吃吃飯聯(lián)絡(luò)感情。

但是因為市場推廣活動的核心是營銷，所以要在保證營銷效果的同時，盡量少花錢，拖長賬期。

而年會的核心是員工福利，所以要保證在預(yù)算全花光的前提下，盡量給員工更好的飲食水平和獎品。

只要活動舉辦的萬無一失，即使預(yù)定場地先付訂金都沒有關(guān)系。

7How

怎么去做?

這不僅僅是讓使用部門提供所需服務(wù)的實施方案。

更重要的是要把握實施方案的可行性、專業(yè)性與效率性。

因為到了這個階段，你已經(jīng)接觸了大量專業(yè)的供應(yīng)商，把握可行性和專業(yè)性已經(jīng)不難。

此時，你應(yīng)該把大量的精力放在效率提高上。

通過將使用部門與各個供應(yīng)商的實施方案進(jìn)行整合，各取其長，最終形成一份令甲乙各方都滿意的文件。

03
核心思想

當(dāng)然，在實際運用中，采購可以不拘泥于以上的順序和內(nèi)容，“5W2H”誰先誰后，甚至少一兩個都沒關(guān)系。

核心思想在于：弄明白使用部門具體的采購需求，并且變得可以實施，為后續(xù)的詢價、簽訂合同奠定良好的基礎(chǔ)。

通過“5W2H”明確使用部門的需求之后，需要使用部門填寫采購申請單，并發(fā)給采購，用于明確使用部門和采購的責(zé)任，防止扯皮。

采購申請單的模板如下圖所示: