5W2H分析法解析：應(yīng)用場(chǎng)景+應(yīng)用案例

5W2H分析法在二戰(zhàn)中由美國(guó)陸軍兵器修理部首創(chuàng)，用五個(gè)W開頭和兩個(gè)H開頭的英語單詞進(jìn)行設(shè)問，提供解決問題的思路。有助于彌補(bǔ)考慮問題的疏漏，后被廣泛用于企業(yè)管理和技術(shù)活動(dòng)。

5W2H對(duì)于決策和執(zhí)行性的活動(dòng)措施也非常有幫助，可用于企業(yè)管理和技術(shù)活動(dòng)決策和個(gè)人行為決策的情況分析和梳理。

5W2H是一種高效的調(diào)查研究和思考問題的方法，提供了系統(tǒng)的提問技巧，用來發(fā)掘問題的真正根源所在，有助于形成清晰、條理的解決問題的思路及關(guān)鍵決策。5W2H包含了7個(gè)問題方向的引導(dǎo)，每個(gè)問題可以按照實(shí)際細(xì)化出多個(gè)相關(guān)問題，例如：

5W2H的應(yīng)用場(chǎng)景

5W2H分析法作為企業(yè)管理和技術(shù)活動(dòng)決策最常用的分析方法之一，可應(yīng)用于組織及個(gè)人工作中的各個(gè)方面。如任務(wù)安排的全面性檢查、產(chǎn)品功能設(shè)計(jì)的完整性、診斷與改進(jìn)的問題解決等諸多場(chǎng)景。

1. 安排工作任務(wù)

5W2H分析法可用于上級(jí)給下級(jí)安排工作或布置任務(wù)時(shí)，檢查工作的安排是否全面、細(xì)致。相應(yīng)地，下級(jí)在接到工作任務(wù)時(shí)，也可以按照5W2H分析法的問題維度與上級(jí)進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)，以確保信息傳遞完整，能夠按照要求完成工作任務(wù)，少走彎路。

2. 產(chǎn)品開發(fā)與創(chuàng)新

企業(yè)在進(jìn)行產(chǎn)品開發(fā)或增加新功能時(shí)，也可按照5W2H分析法進(jìn)行分析。針對(duì)要開發(fā)的新產(chǎn)品或新功能，按七個(gè)方面考慮產(chǎn)品的設(shè)計(jì)思路，每個(gè)方面的構(gòu)思都將成為新產(chǎn)品或新功能開發(fā)方案中的重要內(nèi)容。如某產(chǎn)品設(shè)計(jì)更新時(shí)，可考慮：

3. 管理診斷分析

5W2H分析還可以用于各類管理體系內(nèi)的問題診斷、分析和改進(jìn)等場(chǎng)景。如在質(zhì)量管理中，工廠車間生產(chǎn)的某個(gè)產(chǎn)品有質(zhì)量問題時(shí)，可以按照5W2H分析法去追蹤質(zhì)量問題發(fā)生的時(shí)間（When）、生產(chǎn)環(huán)節(jié)（Where）、當(dāng)事人(Who)、質(zhì)量現(xiàn)象(What)、原因(Why)、問題產(chǎn)生的經(jīng)過(How to do)以及造成的損失(How much)，快速分析、層層質(zhì)疑，識(shí)別質(zhì)量問題產(chǎn)生的根本原因，找到解決質(zhì)量問題的方法。

4. 工作匯報(bào)

5W2H作為系統(tǒng)思考的一種方法，也可用于進(jìn)行工作匯報(bào)。個(gè)人、部門向上級(jí)進(jìn)行階段性匯報(bào)、年度總結(jié)時(shí)，可按照5W2H的思路進(jìn)行主要工作內(nèi)容的梳理，如：

• Why何故：為什么匯報(bào)這幾件事項(xiàng)，這些工作分別是為達(dá)到什么目的。
• What何事：匯報(bào)哪些事項(xiàng)，分別是ABC……
• Who 何人：這些事項(xiàng)分別由誰參與，如何分工。
• Where 何地：工作事項(xiàng)在哪些地點(diǎn)開展。
• When 何時(shí)：工作事項(xiàng)分別是何時(shí)開展、何時(shí)結(jié)束，或處于什么進(jìn)程。
• How to do：這些工作事項(xiàng)分別是如何安排、計(jì)劃和實(shí)施的。
• How much：這些工作事項(xiàng)計(jì)劃產(chǎn)出是什么，目前取得哪些成果/效益，預(yù)算是多少，工作的要求標(biāo)準(zhǔn)是什么。

5W2H的應(yīng)用案例

5W2H分析法本身很易于理解和掌握，難點(diǎn)在于要養(yǎng)成5W2H的思考習(xí)慣，并在工作中不斷使用。這樣在面對(duì)更復(fù)雜的決策和分析時(shí)才能夠熟練運(yùn)用，讓學(xué)習(xí)和工作變得更簡(jiǎn)單、快捷和有效。那該如何應(yīng)用5W2H分析法呢？參考以下幾個(gè)應(yīng)用案例來快速代入一下這個(gè)思維模式。

案例1.團(tuán)隊(duì)溝通

在部門內(nèi)部或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，溝通是工作中重要的組成。高效的溝通將減少重復(fù)次數(shù)和會(huì)議時(shí)間，大大節(jié)省時(shí)間成本。將5W2H分析法應(yīng)用于團(tuán)隊(duì)溝通中，從七個(gè)方面界定、表述溝通的內(nèi)容問題，可提高團(tuán)隊(duì)之間的溝通效率，有效掌控事件的進(jìn)展情況；也有助于全面思考問題，避免在溝通中遺漏重要內(nèi)容。

例如，項(xiàng)目成員在向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)完項(xiàng)目進(jìn)度后，項(xiàng)目經(jīng)理可通過詢問以下問題，更全面了解項(xiàng)目的整體進(jìn)展情況：能否理解交付的某項(xiàng)要求（What）、是否需要增加人手（Who）、費(fèi)用和進(jìn)度是否可控（How much & When）、還有哪些困難（How to do）等。

案例2.軟件功能開發(fā)

某軟件設(shè)計(jì)公司需要在客戶原有的系統(tǒng)上增加功能，以滿足客戶應(yīng)對(duì)項(xiàng)目不斷增加后的精細(xì)化管理要求。用5W2H分析法進(jìn)行詳細(xì)的分析，以更好地統(tǒng)籌工作安排實(shí)現(xiàn)和系統(tǒng)功能開發(fā)：

1) Why統(tǒng)一工作目的

為什么要做？對(duì)于軟件公司來說，是提高二次簽約率和增加收入，還是為了增加客戶粘性去做。如果軟件公司不做，有沒有替代方案解決客戶提出的功能開發(fā)需求？是不是需要推薦其他公司做？在確定本次功能開發(fā)做或不做之前，需要軟件公司和客戶雙方都能明確本次工作的目的。

2) What定開發(fā)的工作內(nèi)容

本次功能開發(fā)對(duì)于軟件公司的工作是什么？是對(duì)其他產(chǎn)品的某項(xiàng)功能做迭代、二次開發(fā)，還是要做全新的開發(fā)？

對(duì)于客戶的工作是什么？是客戶已有精細(xì)化管理的具體目標(biāo)和思路，提出明確開發(fā)的具體的功能需求；還是需要軟件公司來引導(dǎo)客戶識(shí)別并聚焦在重點(diǎn)功能需求上，摒棄一些本次不重要也不緊急的、零散的功能訴求。

3) Who定項(xiàng)目相關(guān)方

針對(duì)本項(xiàng)目軟件公司應(yīng)該外包還是由內(nèi)部開發(fā)？項(xiàng)目組成員應(yīng)如何配置分工？由誰來對(duì)接客戶？由誰對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量負(fù)責(zé)？

4) When定開發(fā)的計(jì)劃和進(jìn)度

確定功能開發(fā)的計(jì)劃相關(guān)問題，如：客戶要求什么時(shí)間上線系統(tǒng)功能？軟件公司在什么時(shí)間能完成編碼、測(cè)試和正式上線？客戶現(xiàn)在上線該功能是否為最佳時(shí)間？

5) Where定工作場(chǎng)域

系統(tǒng)功能開發(fā)項(xiàng)目組是否需要到客戶單位駐場(chǎng)？系統(tǒng)測(cè)試是否需要在客戶的系統(tǒng)環(huán)境下測(cè)試？項(xiàng)目溝通的地點(diǎn)在何處？

6) How to do定實(shí)施方案

雙方項(xiàng)目組及相關(guān)人員需要對(duì)功能開發(fā)的具體實(shí)施方案進(jìn)一步明確。如，選擇什么樣的系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境，需要什么配置？當(dāng)出現(xiàn)進(jìn)度延誤時(shí)如何提高效率追趕進(jìn)度？項(xiàng)目實(shí)施的具體工作步驟如何安排？工作質(zhì)量如何保證？

7) How much定成本和收益

軟件公司針對(duì)項(xiàng)目的交付及產(chǎn)出需要有所預(yù)期：如成本費(fèi)用有多少？投入多少人日？項(xiàng)目合同額是多少？

通過上述的5W2H的七類問題，讓軟件公司對(duì)此系統(tǒng)功能開發(fā)項(xiàng)目有進(jìn)一步的思路和解決方案。

案例三.問題診斷

某公司有一類項(xiàng)目延期交付率很高，公司希望通過調(diào)查和診斷，找出延期的主要原因，提高這類項(xiàng)目的正常交付率。可采用5W2H的問題進(jìn)行診斷：

1) Why：通過幾個(gè)why層層發(fā)問找出根本原因，而不是僅看到事件的表象。對(duì)于每一個(gè)原因，應(yīng)該分析原因背后的原因。

某生產(chǎn)項(xiàng)目為什么會(huì)延期？可能會(huì)是人員不夠、設(shè)計(jì)變更、供應(yīng)商供貨不及時(shí)、產(chǎn)品返工或客戶要求工期緊等某一方面或多方面的原因。例如，因?yàn)闇y(cè)試時(shí)產(chǎn)品滿足不了質(zhì)量要求而延誤交付。通過進(jìn)一步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)不滿足測(cè)試要求是因?yàn)槟吃骷偸菗p壞，損壞的原因是電路設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮電流可能有過大的情況。后來發(fā)現(xiàn)是因?yàn)橛布こ處焻⑴c該類項(xiàng)目的時(shí)間較短較晚導(dǎo)致部分設(shè)計(jì)信息不了解，主管設(shè)計(jì)也沒有對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)行核對(duì)。因此，公司對(duì)產(chǎn)品設(shè)計(jì)的質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)是造成本生產(chǎn)項(xiàng)目不能按時(shí)交付的主要原因。

2) What：有哪些這類項(xiàng)目出現(xiàn)了延期交付？統(tǒng)計(jì)這類項(xiàng)目延期的具體情況，區(qū)分不同項(xiàng)目延期的天數(shù)和項(xiàng)目的規(guī)模等信息。

3) Who：項(xiàng)目延期是由公司內(nèi)部其他部門、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，還是由外部客戶或供應(yīng)商造成的？?jī)?nèi)部項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的責(zé)任人是什么崗位、角色？

4) When：延期交付一般發(fā)生在什么時(shí)間，年初、年末、還是項(xiàng)目較多的時(shí)間？對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度控制，采取了哪些措施？這些措施有沒有落實(shí)？

5) Where：項(xiàng)目延期是因何處造成的？是在供應(yīng)商方加工或調(diào)試時(shí)、本公司生產(chǎn)時(shí)、還是在客戶方調(diào)試時(shí)造成的？

6) How to do：針對(duì)項(xiàng)目延期做了哪些預(yù)防措施？事先有哪些風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和防范措施？

7) How much：項(xiàng)目延期給公司帶來了什么影響，造成了什么損失？

通過梳理這七類問題，該公司對(duì)某類項(xiàng)目的交付和運(yùn)作效率有了系統(tǒng)的、體系化的改善思路，優(yōu)化了內(nèi)部的項(xiàng)目實(shí)施流程、職責(zé)分工和工作標(biāo)準(zhǔn)，最終改善了該類項(xiàng)目的延期情況。