為解決電子郵件“殺時(shí)間”的短板，巨頭們做了哪些努力？

隨著人口紅利的過(guò)去，今天的互聯(lián)網(wǎng)巨頭崇尚產(chǎn)品的殺時(shí)間屬性，占用時(shí)間越長(zhǎng)，意味著產(chǎn)品價(jià)值越大。但有一種產(chǎn)品“殺時(shí)間”成了它的短板，從產(chǎn)品開(kāi)發(fā)者到用戶都不希望它過(guò)于殺時(shí)間。你們想的沒(méi)錯(cuò)，我說(shuō)的是電子郵件。

電郵頑疾很多，但最大的短板或許在于過(guò)于消耗時(shí)間

許多職場(chǎng)人士或許有一種感受，每天的工作時(shí)間會(huì)被各種接收到的郵件打斷，郵件多的人容易產(chǎn)生隔幾分鐘就去Check一下收件箱的慣性動(dòng)作，確認(rèn)下是否有新郵件。因此，許多人被迫的處于不斷接收郵件、發(fā)送郵件的死循環(huán)之中，大量時(shí)間被消耗其中。

簡(jiǎn)單計(jì)算一下，假設(shè)一天只看100次收件箱，一次花上兩分鐘的話，三個(gè)小時(shí)就花在了收件箱上。但對(duì)于許多職場(chǎng)人士而言，花在郵箱上的時(shí)間或許遠(yuǎn)不止。

華盛頓郵報(bào)曾指出，許多人在被成堆的電子郵件淹沒(méi)之后，無(wú)奈的選擇了刪除他們所有的舊郵件。也因此有人吐槽人生太短，郵箱太滿。所以，即使今天的電子郵件在不斷突破過(guò)去的局限與問(wèn)題，但它依然存在一個(gè)最大的短板——?dú)r(shí)間。

數(shù)據(jù)顯示，每年發(fā)出去的工作郵件仍高達(dá)1000億，且以10%的速度在增長(zhǎng)。法國(guó)心理學(xué)家法比恩·馬西（Fabien Mathy）通過(guò)總結(jié)卻發(fā)現(xiàn)，自己一年內(nèi)在工作時(shí)用來(lái)閱讀、書(shū)寫(xiě)和歸類(lèi)電子郵件的時(shí)間至少達(dá)到600小時(shí)。

換算下來(lái)，相當(dāng)于6、7、8三個(gè)月份每天花8個(gè)小時(shí)處理電子郵件。馬西稱(chēng)，我們已經(jīng)不能像以前那樣騰出四分之三的時(shí)間處理一個(gè)項(xiàng)目。

在法國(guó)，這種壓在職場(chǎng)人士頭上的“隨時(shí)在線”的狀態(tài)居然引起了政府的重視，此前法國(guó)政府還頒布了一項(xiàng)法律，為該國(guó)職場(chǎng)人士賦予”斷網(wǎng)權(quán)”，對(duì)抗因?yàn)榭萍及l(fā)展而興起的”隨時(shí)在線”的職場(chǎng)文化。

面對(duì)電郵過(guò)載殺時(shí)間，郵件巨頭們都在如何改進(jìn)？

手勢(shì)操作、移動(dòng)化商務(wù)辦公方向迭代成為基礎(chǔ)能力

為了改善郵件殺時(shí)間的特性，巨頭們也操碎了心。在今天，電子郵箱向移動(dòng)化商務(wù)辦公方向迭代，提高碎片化時(shí)間高效處理郵件的能力。曾經(jīng)被Dropbox一億美元收購(gòu)的移動(dòng)電子郵件客戶端Mailbox給電子郵件帶來(lái)了很強(qiáng)的手勢(shì)操作功能。

后來(lái)“手勢(shì)滑動(dòng)來(lái)將郵件存檔或是刪除”成為了郵件應(yīng)用必備的標(biāo)準(zhǔn)功能，Google’s Inbox、 Microsoft Outlook、Yahoo Mail,這些巨頭旗下的電子郵件應(yīng)用均概莫能外。

這樣一來(lái)，用戶能夠隨時(shí)隨地處理郵件，無(wú)需受到文件夾及郵件管理的約束，將一封封電子郵件作為一個(gè)個(gè)任務(wù)，從處理動(dòng)作到處理時(shí)間安排都極具效率。通過(guò)移動(dòng)化與手勢(shì)操作簡(jiǎn)化來(lái)破局電郵過(guò)載、殺時(shí)間的難題。雖然這是一種思路，且已經(jīng)成為標(biāo)配，但它只是一種基礎(chǔ)能力，沒(méi)有涉及到郵件的管理與優(yōu)化層面。

特權(quán)郵件與數(shù)據(jù)化管理

如何從簡(jiǎn)化操作的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)繁雜的郵件管理本身做出優(yōu)化逐步提上巨頭們的議程。其實(shí)，早在2011年的時(shí)候，Google開(kāi)發(fā)了一套系統(tǒng)，用戶可以通過(guò)這套系統(tǒng)快速找出重要郵件并放在屏幕最上方，這種郵件也被稱(chēng)之為特權(quán)郵件。這樣一來(lái)，用戶可以優(yōu)先處理這些重要郵件，而不是像過(guò)去一樣大海里撈針般尋找它們。

但是哪些郵件是重要的，需要有判定標(biāo)準(zhǔn)，谷歌通過(guò)數(shù)據(jù)化的思路來(lái)破局，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步升級(jí)，推出Gmail Metrics。Gmail Metrics可以基于數(shù)百個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)和可定制化的視覺(jué)功能，為用戶提供了可視化的數(shù)據(jù)分析工具，用戶可以通過(guò)這套系統(tǒng)了解自己的郵箱使用情況，對(duì)收發(fā)郵件數(shù)量、分時(shí)段郵件流量、響應(yīng)時(shí)間與回復(fù)字?jǐn)?shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

這套數(shù)據(jù)分析工具可以讓用戶梳理出哪些郵件可能對(duì)自己來(lái)說(shuō)是重要的，可以做到回頭去優(yōu)先處理?？梢哉f(shuō)，谷歌通過(guò)特權(quán)郵件設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)化分析工具管理機(jī)制，將用戶篩選重要郵件的效率大大提升了。

高效的郵箱整理能力，能否化解職場(chǎng)郵件辦公痛點(diǎn)？

但智能數(shù)據(jù)化篩選重要郵件雖然是一大進(jìn)步，但還不夠，因?yàn)榇罅科胀ㄠ]件的管理與優(yōu)化同樣重要，想象一下你打開(kāi)工作郵件第一眼映入眼簾的是密密麻麻的已讀和未讀列表，找郵件可能是辦公效率低下的重要一環(huán)。因此，當(dāng)前多數(shù)廠商主要還是通過(guò)郵件整理、聚合的思路讓讓郵件更加易于管理。

谷歌早前有個(gè)郵件產(chǎn)品叫Inbox，它可以通過(guò)識(shí)別郵件中的關(guān)鍵詞，將郵件自動(dòng)歸類(lèi)，比如可以抓取優(yōu)惠等關(guān)鍵詞歸入促銷(xiāo)類(lèi)別，這是一種郵件智能化識(shí)別、并自動(dòng)聚合歸類(lèi)的方式來(lái)整理郵件，節(jié)省用戶時(shí)間。

另一個(gè)國(guó)外電郵廠商是Knowmail，它的整理方式是把郵件自動(dòng)分類(lèi)為 “緊急” 、“重要”以及其他的分類(lèi)，并根據(jù)用戶的個(gè)人情況為其推送真正有用的消息。

谷歌Inbox與Knowmail都是通過(guò)聚合，歸類(lèi)的思路來(lái)整理繁雜的郵件，但是它純粹的自動(dòng)化思路可能存在一定的局限，即機(jī)器主導(dǎo)而非用戶主導(dǎo)，很難做到歸類(lèi)的精準(zhǔn)性與時(shí)效性。

另一種整理歸類(lèi)是篩選器模式，以O(shè)utlook橫掃企業(yè)電子郵件市場(chǎng)的微軟后來(lái)發(fā)布的Clutter功能扮演著智能郵件篩選器的角色，能利用Office Graph的處理引擎來(lái)學(xué)習(xí)和決定郵件的優(yōu)先級(jí)別，能夠根據(jù)郵件的重要程度對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行重新排列。

而與之類(lèi)似的國(guó)內(nèi)網(wǎng)易郵箱大師的篩選思路則更進(jìn)一步，讓用戶自定義將郵件按照“發(fā)件人”或“郵件主題關(guān)鍵詞”進(jìn)行聚合分類(lèi)，在聚合之外，也可以批量移動(dòng)“XX主題”郵件到特定文件夾中。以及針對(duì)機(jī)票、快遞、銀行賬單郵件卡片化呈現(xiàn)，提醒還款、通知快遞動(dòng)態(tài)等。

很多人在職場(chǎng)有這種體會(huì)，平時(shí)小組之間或者部門(mén)之間，許多郵件是屬于同一主題與性質(zhì)的。比如說(shuō)，作為小組負(fù)責(zé)人或者部門(mén)小領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)收到許多員工關(guān)于晉級(jí)的申請(qǐng)需求，以及需要整理聚合的大量同類(lèi)型的周報(bào)、日常工作匯報(bào)、跨部門(mén)協(xié)調(diào)郵件；作為HR，需要針對(duì)每天接收到的大量不同崗位、不同性質(zhì)、不同日期面試安排的應(yīng)聘、招聘郵件歸類(lèi)整理。

普通員工也會(huì)收到大量公司內(nèi)宣郵件、會(huì)議記錄或者內(nèi)部分享材料、設(shè)計(jì)方案、與內(nèi)部跨部門(mén)合作或外部合作來(lái)往郵件等，許多同一主題、部門(mén)或發(fā)件人的郵件穿插在郵件列表中，非常繁雜難尋。一旦錯(cuò)過(guò)回復(fù)，想要在郵件海洋中找回往往消耗大量時(shí)間。

所以如果將上述說(shuō)到的郵件按照“周報(bào)、內(nèi)宣、招聘、晉級(jí)通道、內(nèi)部分享、設(shè)計(jì)方案、合作”等關(guān)鍵詞進(jìn)行聚合，或者批量移動(dòng)“XX主題”的郵件到特定文件夾中，或者按發(fā)件人地址（比如人力資源部，內(nèi)宣部）聚合到一起，呈現(xiàn)在列表當(dāng)中就一目了然了。

郵箱大師的這種整理思路化解了職場(chǎng)白領(lǐng)辦公的一大痛點(diǎn)：即兼顧手頭工作事項(xiàng)的緊急性與郵件處理的必要性。這本質(zhì)是讓職場(chǎng)人士在特定時(shí)間專(zhuān)注于工作，在時(shí)間空檔期集中處理這些分類(lèi)整理的郵件，告別隨時(shí)在線的狀態(tài)。

即時(shí)通訊+社交平臺(tái)+電郵整合，各廠商社交化破局思路走出差異化

巨頭們想到的另一種辦法是從郵件的溝通效率入手來(lái)化解郵件殺時(shí)間的短板。如何提升處理郵件的效率呢，郵件社交化正在成為各大電郵巨頭正在嘗試的路徑。

社交類(lèi)網(wǎng)站Facebook已經(jīng)推出現(xiàn)代通信系統(tǒng)，想讓手機(jī)短信、即時(shí)消息、Email和Facebook消息等多種通訊手段進(jìn)行無(wú)縫整合。這樣一來(lái)，用戶可以通過(guò)將即時(shí)通信、社交平臺(tái)、郵件三位一體，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，通過(guò)閑暇社交的碎片化時(shí)間間隙也能處理郵件，不錯(cuò)過(guò)任何郵件。

但弊端也很明顯，就是社交平臺(tái)也成為了郵件接收入口，這意味著郵件隨時(shí)在線的狀態(tài)時(shí)刻會(huì)破壞用戶的生活閑暇時(shí)間，讓工作郵件隨時(shí)在線，模糊工作與家庭生活的界限，高效辦公不意味著要讓工作擠占生活的空間。

早前網(wǎng)易郵件大師也推出了郵箱建群的功能，即為多個(gè)團(tuán)隊(duì)成員創(chuàng)建一個(gè)郵箱地址，對(duì)外公布一個(gè)郵箱地址，只需要一個(gè)郵件地址就行了。這種群通訊社交的好處是封閉在工作小圈子內(nèi)，項(xiàng)目郵件全組同步，處理效率得以提升。

另外再看Front。成立于2013年總部位于舊金山的Front 是一款專(zhuān)注客戶溝通與團(tuán)隊(duì)收件箱管理的協(xié)同服務(wù)。

Front的一大特點(diǎn)是提供了收件箱共享功能，所謂共享就是作為任務(wù)來(lái)源的團(tuán)隊(duì)成員收件箱可整合到一個(gè)池子，然后在Front按照策略進(jìn)行任務(wù)分派。它還將郵件、短信以及 Twitter 三種溝通渠道整合在一起，也是一種社交化思路，管理者可以按照不同的標(biāo)簽將渠道分類(lèi)，與客戶之間的溝通都可以在軟件里完成。

它的創(chuàng)新之處在于，與客戶之間的對(duì)話記錄有了一個(gè)很好的共享方式，將客戶對(duì)話進(jìn)行多個(gè)維度的管理，避免重復(fù)溝通消耗，也就是說(shuō)一次溝通之后不再需要通過(guò)郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，郵件來(lái)往的時(shí)間成本消耗就可以免了。據(jù)悉目前已有超過(guò)1000家公司使用Front的服務(wù)。

AI智能化，讓AI成為回復(fù)郵件的智能助理與私人秘書(shū)

不久前，在谷歌開(kāi)發(fā)者大會(huì)上，谷歌在Gmail上推出了一項(xiàng)智能回復(fù)技術(shù)，即運(yùn)用AI技術(shù)生成自動(dòng)回復(fù)的功能Smart Compose，這項(xiàng)功能是基于機(jī)器學(xué)習(xí)的智能回復(fù)，而且用戶能在發(fā)送回復(fù)之前對(duì)回復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行編輯，以便準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思。

這項(xiàng)功能相當(dāng)于讓AI成為自己的郵件助理與私人秘書(shū)，給予人們一種應(yīng)急方案，并節(jié)約輸入文字的寶貴時(shí)間，顯然能夠有效提高郵件回復(fù)的工作效率，確實(shí)值得稱(chēng)贊。

另外，谷歌也已經(jīng)開(kāi)始向用戶開(kāi)放Web版Gmail的離線功能，可以在沒(méi)有連接到網(wǎng)絡(luò)的情況下編寫(xiě)、搜索、刪除和歸檔郵件，在連接到互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)候同步更改，Gmail的離線功能也可以說(shuō)是一大進(jìn)步，這幫助用戶碎片化時(shí)間以及離線等特殊情況下可以快速處理緊急郵件。

極端的解決方案：郵件付費(fèi)化

美國(guó)著名程序員與風(fēng)險(xiǎn)投資家Paul Graham曾經(jīng)將“解決電郵過(guò)載”認(rèn)為是價(jià)值10億的商機(jī)。他認(rèn)為電子郵件之所以無(wú)孔不入，是因?yàn)樗嬖谥粋€(gè)固有的問(wèn)題導(dǎo)致了這些郵件過(guò)載的情況——即電子郵件無(wú)法讓收件人控制誰(shuí)可以給他們發(fā)郵件。

而且，發(fā)送郵件是免費(fèi)的，如果讓人們?cè)诎l(fā)一封郵件之前三思，那么郵件的發(fā)送量將極大減少。

所以有國(guó)外專(zhuān)家認(rèn)為，如果讓人們花錢(qián)發(fā)送郵件，人們就不會(huì)這么頻繁的發(fā)送郵件，這也解決了處理郵件過(guò)載的核心問(wèn)題——自動(dòng)地調(diào)整控制收件人的入站郵件信息流。當(dāng)然這種方式雖然有效，但也有點(diǎn)天真了，畢竟為之買(mǎi)單的人少。因?yàn)榛ㄥX(qián)發(fā)送郵件畢竟是損已又不利人，是反人性的。

結(jié)語(yǔ)：

讓用戶花錢(qián)去發(fā)送郵件又或者是通過(guò)政府實(shí)施相關(guān)政策來(lái)斬?cái)嚯娻]的隨時(shí)在線其實(shí)是有點(diǎn)懶政的思路。如何不要讓收件箱吃了我們的工作時(shí)間，高效的在工作時(shí)間里完成工作才是最重要的，也是郵箱廠商正在努力的方向。

作為最古老的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)之一，電子郵件誕生至今已有近40年的歷史而沒(méi)有被顛覆，在于郵箱在不斷進(jìn)化。從以上諸多郵箱廠商的做法來(lái)看，從社交化、聚合化、數(shù)據(jù)化管理、收件箱共享、向協(xié)作工具模式進(jìn)化、AI智能化等方向逐步改善郵箱殺時(shí)間低效率的問(wèn)題。這些破局動(dòng)作均有不同的腦回路，有其可取之處，基于對(duì)當(dāng)前郵箱殺時(shí)間的難題，用戶顯然也需要多樣化的適合自己的解決方案。

因此，未來(lái)廠商互相借鑒整合各自創(chuàng)新之處迎合用戶需求或成趨勢(shì)。對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，這些微妙的變化其實(shí)是一種辦公利好，最重要的學(xué)會(huì)善用這些郵箱功能、高效管理自己的時(shí)間，不做收件箱的奴隸而成為郵箱的主人，給職業(yè)生涯的高效工作帶來(lái)新的可能性。

文：王新喜@熱點(diǎn)微評(píng)（redianweiping）

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