項(xiàng)目控制如何適應(yīng)不同的項(xiàng)目管理階段？

了解你的項(xiàng)目術(shù)語(yǔ)——“項(xiàng)目管理”和“項(xiàng)目控制”不是一回事。如果不知道其中的區(qū)別，你就無(wú)法提高工作效率。

簡(jiǎn)單地說(shuō)，項(xiàng)目控制是項(xiàng)目管理的重要組成部分，需要在從啟動(dòng)到結(jié)束的每個(gè)階段實(shí)施。

本文介紹了項(xiàng)目控制如何適應(yīng)項(xiàng)目管理的每個(gè)階段，以及可以用來(lái)重復(fù)交付成功的、有價(jià)值的項(xiàng)目工具。

什么是項(xiàng)目控制？

在深入探討之前，讓我們先了解一下由項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)定義的術(shù)語(yǔ)：

項(xiàng)目——“定義、計(jì)劃、監(jiān)控、控制和交付項(xiàng)目的過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)一致的利益?！?/p>

項(xiàng)目管理——“對(duì)眾多獨(dú)立過(guò)程組合的管理，其中許多與項(xiàng)目控制的附屬學(xué)科有關(guān)?！?/p>

項(xiàng)目控制——“應(yīng)用過(guò)程根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)衡量項(xiàng)目績(jī)效，以識(shí)別和糾正偏差，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)?！?/p>

簡(jiǎn)單地說(shuō)，項(xiàng)目管理確保了許多不同過(guò)程的成功完成，而項(xiàng)目控制確保這些過(guò)程實(shí)際上朝著正確的方向前進(jìn)（被歸類為“成功的”）。

它可以確保項(xiàng)目被正確地完成，并且“正確的”項(xiàng)目在第一時(shí)間被選擇。

項(xiàng)目控制的存在是為了回答三個(gè)重要問(wèn)題：

? 這個(gè)項(xiàng)目將花費(fèi)多少錢
? 這個(gè)項(xiàng)目需要多長(zhǎng)時(shí)間
? 項(xiàng)目將交付的價(jià)值或質(zhì)量

在實(shí)際的項(xiàng)目管理中，這些轉(zhuǎn)換為控制項(xiàng)目范圍，滿足質(zhì)量要求，保持項(xiàng)目進(jìn)度和預(yù)算，管理風(fēng)險(xiǎn)，識(shí)別問(wèn)題，并確保項(xiàng)目對(duì)公司有利。

這其中的很多內(nèi)容都可以歸結(jié)為收集和管理數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)趨勢(shì)、預(yù)測(cè)結(jié)果、報(bào)告進(jìn)展以及積極地將所學(xué)付諸實(shí)踐。

如果不控制這些，項(xiàng)目很快就會(huì)變得非常低效和昂貴。

項(xiàng)目控制如何適應(yīng)不同的項(xiàng)目管理階段？

現(xiàn)在我們知道了我們要處理的內(nèi)容，讓我們看看如何在整個(gè)項(xiàng)目管理周期中實(shí)際應(yīng)用項(xiàng)目控制。

計(jì)劃階段

項(xiàng)目管理的第一階段是計(jì)劃并概述你的基礎(chǔ)知識(shí)：你需要解決的問(wèn)題，需要參與的人員以及你將要做的實(shí)際工作。

你需要確定利益相關(guān)者并定義項(xiàng)目目標(biāo)，從而為項(xiàng)目成功設(shè)定界限。
成功的一部分取決于提供切合實(shí)際的成本和時(shí)間估算，這兩者都是項(xiàng)目控制的一部分。

如此眾多的項(xiàng)目失敗僅僅是因?yàn)樗鼈兊凸懒藭r(shí)間或金錢的限制，因此你需要盡可能精確地預(yù)測(cè)這些變量。

最好的方法是分析過(guò)去類似項(xiàng)目的績(jī)效數(shù)據(jù)。特別要注意：
? 項(xiàng)目中涉及的所有任務(wù)
? 每個(gè)項(xiàng)目階段花費(fèi)了多長(zhǎng)時(shí)間
? 每個(gè)任務(wù)的預(yù)算支出
? 項(xiàng)目活動(dòng)如何在你的團(tuán)隊(duì)中分布
? 項(xiàng)目工作的可計(jì)費(fèi)與不可計(jì)費(fèi)比率

開發(fā)階段

項(xiàng)目管理的建立或開發(fā)階段都是關(guān)于使工作順利進(jìn)行。這是團(tuán)隊(duì)集合、涉眾會(huì)議和計(jì)劃任務(wù)的地方。

再者，項(xiàng)目控制是成功的關(guān)鍵。成本估算變成預(yù)算，時(shí)間估算變成進(jìn)度，項(xiàng)目控制負(fù)責(zé)四個(gè)重要方面：

計(jì)劃/調(diào)度：項(xiàng)目計(jì)劃和調(diào)度的開始，調(diào)度工作的準(zhǔn)確監(jiān)視和報(bào)告，以及任何“偏差”的快速檢測(cè)和糾正，以使你的調(diào)度回到正軌。

成本控制：監(jiān)控費(fèi)用和績(jī)效，監(jiān)控預(yù)算支出，并采取行動(dòng)以達(dá)到最低成本。

成本估算：成本控制和成本管理的基礎(chǔ)，預(yù)測(cè)所需資源的數(shù)量和價(jià)格。

成本和進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)分析：對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和成本的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。分析考慮到預(yù)計(jì)的交付日期，滿足截止日期的可能性，以及對(duì)項(xiàng)目成本風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別。

實(shí)施階段

把你的計(jì)劃付諸實(shí)施！這一階段雖然收獲頗豐，但也有很多挫折。

你需要讓你的團(tuán)隊(duì)專注于清晰的議程，以確保沒(méi)有人會(huì)偏離軌道。這很大程度上取決于能否準(zhǔn)確診斷團(tuán)隊(duì)的進(jìn)展和活動(dòng)。

收尾階段

完成項(xiàng)目意味著項(xiàng)目控制元素結(jié)束了嗎？不完全是。

你需要能夠回顧它的總體表現(xiàn)，理解導(dǎo)致成功的趨勢(shì)和過(guò)程，這樣你就可以在未來(lái)的項(xiàng)目中重復(fù)。
你的團(tuán)隊(duì)達(dá)到目標(biāo)了嗎？他們是否以預(yù)期的速度前進(jìn)？你是否提供了高質(zhì)量的產(chǎn)品，但仍然堅(jiān)持預(yù)算？還有工作要做嗎？良好的項(xiàng)目控制可以讓你評(píng)估這些要點(diǎn)。

因此，做一個(gè)徹底的匯報(bào)-編譯性能數(shù)據(jù)并將其分解到項(xiàng)目任務(wù)級(jí)別，以發(fā)現(xiàn)新的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

你應(yīng)該明確規(guī)劃你的項(xiàng)目是如何發(fā)生的——在哪里花費(fèi)了時(shí)間，活動(dòng)在哪里偏離了軌道，以及有限的生產(chǎn)力——并在你的新項(xiàng)目中構(gòu)建有效的措施，以進(jìn)一步控制它們。

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