“寵物”項(xiàng)目、“西瓜”項(xiàng)目、怎樣打這些“怪物項(xiàng)目”｜項(xiàng)目管理

許多組織都在努力按時(shí)、按預(yù)算、在范圍內(nèi)完成項(xiàng)目。如果你看看它們的項(xiàng)目組合，首先引起你注意的是龐大的項(xiàng)目數(shù)量。

記得一個(gè)不大的組織有600多個(gè)項(xiàng)目，到處都是“救火”的現(xiàn)象：一個(gè)項(xiàng)目中的問題通過(guò)挪用其他項(xiàng)目的資源得以解決，該問題項(xiàng)目不再處于風(fēng)險(xiǎn)中，而被挪用資源的項(xiàng)目又處于風(fēng)險(xiǎn)之中，這種方法被反復(fù)使用。

項(xiàng)目組合管理有助于解決這類問題。項(xiàng)目組合管理通過(guò)回答以下四個(gè)問題來(lái)支持管理：我們?cè)谧稣_的項(xiàng)目嗎？我們做項(xiàng)目的方式正確嗎？我們的項(xiàng)目完成得好嗎？我們獲得商業(yè)收益了嗎？ 

本文中，我們通過(guò)將項(xiàng)目比作具有自身行為特征的不同生物來(lái)關(guān)注這些問題，并且探討如何對(duì)付這些“項(xiàng)目生物”或?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為適合項(xiàng)目組合的項(xiàng)目。 

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“寵物”項(xiàng)目

“寵物”項(xiàng)目是基于個(gè)人喜好而進(jìn)行的項(xiàng)目，它被普遍認(rèn)為是不必要的或不重要的。每個(gè)組織幾乎都有這樣的項(xiàng)目：這可能是某高管卸任前的最后一個(gè)項(xiàng)目；首席信息官?zèng)Q定是時(shí)候進(jìn)行一場(chǎng)革命了；一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)夢(mèng)想著建造以他名字命名的圖書館。

這些項(xiàng)目是他們的“嬰兒”，他們將不擇手段地實(shí)施?！皩櫸铩表?xiàng)目是不適合項(xiàng)目組合的典型項(xiàng)目，與項(xiàng)目組合治理第一個(gè)問題有關(guān)（我們?cè)谧稣_的項(xiàng)目嗎？） 

怎么對(duì)付“寵物”項(xiàng)目？這些項(xiàng)目都是感性的， 并不能實(shí)現(xiàn)真正的收益（或者它們的商業(yè)論證僅僅是確認(rèn)偏差的結(jié)果），浪費(fèi)了原本可以更好地用于其他項(xiàng)目的有限資源，但這些項(xiàng)目很難結(jié)束掉。

因?yàn)槎鄶?shù)情況下，“寵物”項(xiàng)目是由高層發(fā)起的，所以“吹哨人”必須是獨(dú)立于項(xiàng)目或組織的人，如項(xiàng)目管理辦公室（Project Management Office， PMO）或擔(dān)保、審計(jì)部門。但是，因?yàn)椤皩櫸铩表?xiàng)目不是基于理性的項(xiàng)目，因此沒有必要帶著理性的論據(jù)或標(biāo)準(zhǔn)去找發(fā)起人。

我們可以用一種懷疑的態(tài)度，提出一些簡(jiǎn)單的問題：“誰(shuí)是項(xiàng)目的客戶？他們將從這個(gè)項(xiàng)目中得到什么？項(xiàng)目成功是什么樣的？”與高層對(duì)話的時(shí)候，我們不僅要從腦出發(fā)，還要從心出發(fā)。

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“西瓜”項(xiàng)目

“西瓜”項(xiàng)目是表面上一直被報(bào)告為綠色（或健康）的項(xiàng)目，但當(dāng)你仔細(xì)觀察時(shí)，會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)它們內(nèi)部是紅色的（有問題）。

交通燈（Red-Amber- Green，RAG）方法是一種典型的、成熟的報(bào)告項(xiàng)目健康狀況的方法。雖然這種方法很直觀、易理解，但是將項(xiàng)目的多元化現(xiàn)實(shí)簡(jiǎn)化為單一指標(biāo)，可能會(huì)導(dǎo)致我們無(wú)法獲得可靠的項(xiàng)目真實(shí)情況。

此外，在“例外管理”原則下，將一個(gè)項(xiàng)目列為紅色相當(dāng)于邀請(qǐng)高級(jí)管理人員深入了解情況，這會(huì)引起不必要的干涉， 因此項(xiàng)目經(jīng)理自然不愿意將項(xiàng)目標(biāo)記為紅色。然而， “西瓜”項(xiàng)目是更大問題的征兆，它表明我們沒有以正確的方式完成項(xiàng)目，也沒有把項(xiàng)目做好。

怎么對(duì)付“西瓜”項(xiàng)目？“西瓜”項(xiàng)目不是偶然出現(xiàn)的，它通常是組織文化的反映，這種文化提倡“責(zé)難”（Blamestorming）而非“頭腦風(fēng)暴” （Brainstorming），這種文化將影響項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告和風(fēng)險(xiǎn)管理方式。

因此，至關(guān)重要的是，組織要從最高管理層向下傳達(dá)基調(diào)，鼓勵(lì)增加項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告的透明度，并強(qiáng)調(diào)“紅色項(xiàng)目”不一定表明項(xiàng)目經(jīng)理表現(xiàn)不佳，而應(yīng)被理解為“呼救”信號(hào)。

另一種方法是PMO 定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行健康檢查，這將確保項(xiàng)目的持續(xù)可見性，并確保有效和及時(shí)地發(fā)現(xiàn)預(yù)警指標(biāo)。最后，我們還可以考慮使用多個(gè)指標(biāo)進(jìn)行報(bào)告，而不是依賴單一指標(biāo)。

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“蘑菇”項(xiàng)目

“蘑菇”項(xiàng)目是指不知道從什么地方冒出來(lái)的項(xiàng)目。沒人注意到它們的出現(xiàn)，沒人知道它們的起源， 有時(shí)甚至沒人知道誰(shuí)在管這些項(xiàng)目。

“蘑菇”項(xiàng)目引發(fā)我們思考：“我們做的項(xiàng)目是正確的嗎？”“蘑菇”項(xiàng)目的出現(xiàn)說(shuō)明組織不僅沒有關(guān)于如何啟動(dòng)和核準(zhǔn)項(xiàng)目的強(qiáng)有力的治理結(jié)構(gòu)，而且還缺乏對(duì)本組織項(xiàng)目組合的了解。

怎么對(duì)付“蘑菇”項(xiàng)目？如果一個(gè)組織的項(xiàng)目組合中包含了很多“蘑菇”項(xiàng)目，以至于它們長(zhǎng)成了森林，那么首先要做的就是創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目組合登記簿（PMO的職責(zé)活動(dòng)之一），使這些項(xiàng)目可見。為了防止其他“蘑菇”項(xiàng)目生長(zhǎng)，我們必須建立一個(gè)治理流程，以規(guī)范如何創(chuàng)建、審查和批準(zhǔn)項(xiàng)目提案。

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“蟑螂”項(xiàng)目

“蟑螂”項(xiàng)目是指那些不管你怎樣努力都?xì)⒉凰赖捻?xiàng)目。當(dāng)你認(rèn)為這種項(xiàng)目最終被取消或者至少被擱置時(shí)，它們?nèi)匀荒茉O(shè)法生存下來(lái)?！绑搿表?xiàng)目的存在表明組織可能沒有以正確的方式做項(xiàng)目，因?yàn)闅⑺馈绑搿表?xiàng)目的流程不夠穩(wěn)?。≧obust）。

怎么對(duì)付“蟑螂”項(xiàng)目？起點(diǎn)是由一個(gè)保證機(jī)構(gòu)建立一個(gè)堅(jiān)實(shí)的階段關(guān)口審查流程，如果項(xiàng)目要進(jìn)入下一個(gè)階段，就必須滿足一定的標(biāo)準(zhǔn)。階段關(guān)口審查不僅應(yīng)分析項(xiàng)目在目前階段的執(zhí)行情況，還應(yīng)分析項(xiàng)目進(jìn)入下一階段的準(zhǔn)備情況，以及總體而言，項(xiàng)目是否仍然可行、是否符合戰(zhàn)略目標(biāo)、是否可取。

然而， 大多數(shù)階段關(guān)口審查仍然是一個(gè)簡(jiǎn)單的口頭實(shí)踐，很多時(shí)候，“大門”總是敞開的，即使是災(zāi)難性的項(xiàng)目也會(huì)通過(guò)。因此，如果一個(gè)組織已經(jīng)有了階段關(guān)口審查流程，請(qǐng)測(cè)試它的穩(wěn)健性：我們是真的有權(quán)停止一個(gè)項(xiàng)目，還是假裝相信一切項(xiàng)目都會(huì)有好的結(jié)果？

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“孔雀”項(xiàng)目

“孔雀”項(xiàng)目是虛榮心的典范，它往往有吸引人的噱頭，遵循最新的管理潮流。啟動(dòng)的時(shí)候有很多吹牛和夸張的營(yíng)銷，但最終卻變成了無(wú)用、愚蠢或平淡的世俗項(xiàng)目，并未給組織帶來(lái)真正的改變。“孔雀”項(xiàng)目是建立在膨脹的期望之上的，一旦組織意識(shí)到它在實(shí)踐中所需要的東西，它很快就會(huì)幻滅。

怎么對(duì)付“孔雀”項(xiàng)目？最好的方法是通過(guò)商業(yè)論證確保它擁有明確的、可衡量的收益。重要的是，PMO或是任何保證項(xiàng)目的人都能理解它的商業(yè)案例及它將帶來(lái)的變化。我們應(yīng)在每個(gè)階段關(guān)口持續(xù)檢驗(yàn)繼續(xù)進(jìn)行項(xiàng)目的理由（可行的商業(yè)案例）。同樣重要的是，對(duì)項(xiàng)目的期望要現(xiàn)實(shí)，這可以通過(guò)增強(qiáng)透明度和有效溝通來(lái)實(shí)現(xiàn)。

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“獨(dú)角獸”項(xiàng)目

“獨(dú)角獸”項(xiàng)目迷人、美麗、神奇，但是遙不可及。它們通常誕生于某個(gè)高層領(lǐng)導(dǎo)周末出游時(shí)的異想天開。

怎么對(duì)付“獨(dú)角獸”項(xiàng)目？“獨(dú)角獸”項(xiàng)目通常缺乏一個(gè)明確的目標(biāo)和/或一個(gè)可靠的實(shí)施計(jì)劃?！白屛覀兏用艚?，但是怎么做呢？我們可以進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)型，但是為什么呢？” 我們要像這樣客觀、理性地對(duì)這類項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析，在執(zhí)行項(xiàng)目前充分理解、測(cè)試項(xiàng)目的“為什么”和“怎么做”。

作為項(xiàng)目組合經(jīng)理或PMO工作人員，如果你的項(xiàng)目組合變成了一個(gè)充斥著以上這些“項(xiàng)目生物”的荒地，你要設(shè)法對(duì)付這些“項(xiàng)目生物”，從而創(chuàng)建一個(gè)干凈的項(xiàng)目組合。一個(gè)干凈的項(xiàng)目組合是包括較少項(xiàng)目的精益項(xiàng)目組合，這里沒有重復(fù)，沒有必要“滅火”，也沒有超載的資源，交付項(xiàng)目組合的組織能量和成功交付項(xiàng)目組合的概率將隨之增加。

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