項目管理，難就難在做好這5件事

以下文章來源于項目管理俱樂部 ，作者Tsing

對項目經理，特別是對那些年輕的項目經理來說，感受最深的莫過于項目難做。項目時間緊、工期長、需求多、資源短缺是家常便飯，時常還會遇到溝通和自我情緒調節(jié)的問題。

我認識的大部分項目經理都有這樣一段經歷，剛入行時，非?？炭啵瑢W習的勁頭很足，但工作了一段時間后，就發(fā)現(xiàn)自己漸漸干不動了，客戶刁鉆、需求多到懷疑人生，項目還總出問題……困難一多，項目經理就會懷疑到底是自己能力不足還是項目太難做。

筆者與幾位從業(yè)時間比較長的項目經理長談后，發(fā)現(xiàn)項目管理工作確實很難，但通過一次次的思考和總結，就能提高業(yè)務水平，從而更好地完成工作。今天就從以下5方面分享，希望能對大家有所幫助。

1.培養(yǎng)項目風險管理思維

如果說進度管理是衡量項目經理業(yè)務水平最直觀的標準，那么風險管理水平就是拉開項目經理間差距的重要因素。風險管理是一種思維，從結構化思維看待風險管理，我們可以將它分為三個層次：認得清、看得見、搞得定。

第一層，認得清源于認知，事情不會如想象中順利，因此認知是樹立風險意識的前提。

第二層，看得見源于積累，風險管理的源頭是風險識別，是項目過程中的重要條件，對內要形成“實踐—總結—分享”的習慣，對外要擅于借鑒他人案例。

第三層，搞得定源于方法，想要風險管理做得好，一定要掌握一套完整且成熟的風險管理方法，從計劃到監(jiān)控一個不能少。

風險管理思維不是一個能迅速養(yǎng)成的能力，至少需要3~5年的職業(yè)浸潤。當我們的大腦積累了足夠的案例，同時思維模型通過訓練得到強化后，才能識別項目過程中可能存在風險，并設計程序去控制風險。因此，注重培養(yǎng)職業(yè)敏銳性非常重要。

那么，如何培養(yǎng)職業(yè)敏銳性？

（1）積累經驗充實案例庫，并復盤。案例去哪里找？實際項目是最好的來源，不僅可以用來分析，還可以去實踐。另外，我們還可將公司歷年總結或典型案例作為補充，對將案例進行復盤，內化的經驗可用于下一項目。

（2）培養(yǎng)項目邏輯思維能力。我們可以通過學習專業(yè)的項目管理課程來做到這一點。

2.建立項目全局觀

有了風險管理思維后，我們還要培養(yǎng)如何落實項目管理工作的能力。

一般來說，項目管理流程涉及啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾5個過程組，步驟很多且復雜。但了解這個流程后，我們就掌握了可以獨立做項目的路徑。之所以強調項目全局觀，原因有兩點。

（1）流程思維很重要。項目管理流程的每一個環(huán)節(jié)都有其存在的必要性，我們可以充分利用它幫助我們推進項目工作，并在此基礎上不斷改進和提升。

（2）流程折射出學習路徑。每個過程組都代表學習模塊。有了全局和流程，我們就能把握每一個要做的事項，并清楚它在整個環(huán)節(jié)中的位置和意義。

3.建立溝通機制，鍛煉溝通能力

積極溝通、及時反饋和高效落地在項目管理中極為重要。但實際項目管理中，的確存在很多棘手的問題，人員多、部門多，溝通起來也確實存在難度，并且也存在無效溝通的狀態(tài)。舉一個職場中常見的例子，“這個事情我已經告訴他了，你直接去問他。”這就屬于不成功的溝通，也就意味著這部分工作無法有效展開。

在項目管理過程中，項目經理的溝通時間非常多，同樣的一件事，用不同方式說出來，會收獲不同的效果。下面列舉可以快速提升溝通能力的有效方法。

（1）多觀察和總結，認清自身的定位和不足，了解對方。

（2）了解實際情況，懂得取舍，明確合作點和利益點。

（3）參加好的經驗分享會或職業(yè)技能培訓。

（4）學習口頭溝通、書面溝通的技巧。

（5）可以適當學一些溝通心理學。

（6）在任何時候，不說別人的壞話，不議論別人。

溝通是傳遞信息的過程，是項目取得成功的硬性條件。想要達到預期效果，項目經理就必須在項目團隊內、外部環(huán)境建立起溝通渠道，快速準確地傳遞信息，從而達到各成員的協(xié)調一致，也使成員明確各自的職責，了解自身工作對實現(xiàn)項目目標所做的貢獻。

4.學習專業(yè)知識，拓展維度

從廣義上來說，項目經理不僅需要掌握項目管理類知識，同時也需要掌握技術、產品等專業(yè)知識。那么，項目經理如何學習呢？

例如，參加 PMP 考試，是項目經理從了解到掌握項目管理知識的路徑。如何將知識融入實際工作呢？項目經理可以參照以下四步。

（1）搜集與提煉有用信息。信息時代，項目經理要能夠從繁雜的信息中搜集并提煉有用信息，以不斷充實資料庫。

（2）思考與總結。勤思考、善于總結才能真正領會知識的實質。

（3）實踐。將所學的知識運用到項目中，實際操作一遍。

（4）內化運用。實踐后，以復盤或日常溝通的方，將項目經驗進行內化，從而達到熟練運用。

5.釋壓和自我情緒調節(jié)

作為新入行的項目經理，你或許曾有過這樣的想法：雖然工作強度大，也比較辛苦，但我能吃苦，也喜歡有挑戰(zhàn)的工作。

但事實總是沒有想象中的美好，真正進入項目管理崗位后，項目經理會面臨權力與責任不對等、工作內容繁雜、資源緊缺成為常態(tài)、團隊管理問題日益復雜、項目存在大量變更等不同挑戰(zhàn)。

除此之外，項目經理還會遇到大量的具體問題，有技術的、管理的，還有內部、外部的，上級、下級部門的……項目經理的壓力之大可想而知。

只要對癥下藥，任何矛盾都可以找到解決方法。那么，在面對巨大的壓力時，項目經理又該如何應對呢？下面列出一些應對壓力的方法。

（1）確定符合實際情況的目標和期望。很多人的壓力其實源于對自己過高的期望，總想達到不切實際的目標。特別在成功論的渲染下，引發(fā)了眾人的效仿。但成功經驗并非能復制，項目經理適當變換一下目標，也許就能柳暗花明。

（2）轉換心態(tài)，接受壓力，積極應對挑戰(zhàn)。積極的心態(tài)是釋放壓力的良藥，給我們帶來壓力的問題，往往是我們提高自身能力的機會。

（3）做好時間管理，分清輕重緩急。通過時間管理，項目經理對待辦事情分清輕重緩急，避免緊急情況下手忙腳亂，從而更加高效合理地使用時間，同時，將注意力集中于真正緊要的工作上。

（4）運動舒壓，調節(jié)情緒。職場人壓力大，緩解壓力才能更好地工作。除了多鍛煉身體外，項目經理可以培養(yǎng)一種易執(zhí)行且能滿足自己的興趣愛好，或與人生態(tài)度積極的人多交流，趕走負面情緒。每個人都會有來自不同方面的壓力，有壓力就要及時舒壓，調節(jié)好情緒。

最后，項目管理工作和我們生活中的其他挑戰(zhàn)一樣，要想做到化繁為簡，還是得靠我們自己。